Jak DMS pomáhá při kontrole a auditu?

Audity a kontroly jsou běžnou součástí firemního života. Ať už jde o daňový audit, interní kontrolu, nebo certifikační prověrku, důležité je mít přístup ke správným dokumentům rychle, přehledně a bez zbytečného stresu. Právě v těchto situacích výrazně pomáhá DMS systém – nástroj pro správu dokumentů, jako je ELO od EXONu.

DMS/ECM pomáhá při kontrole a auditu

1. Rychlé dohledání dokumentů

DMS umožňuje vyhledat potřebné dokumenty během několika vteřin podle typu, data, čísla nebo klíčového slova. To je klíčové při kontrole, kdy je potřeba okamžitě doložit konkrétní smlouvu, fakturu nebo záznam.

2. Přístupová práva a bezpečnost

Přístup k dokumentům je řízen oprávněními – pouze pověřené osoby mohou vidět nebo upravovat konkrétní soubory. DMS navíc zaznamenává, kdo s dokumentem pracoval, což je pro audit cenný důkazní materiál.

3. Archivace bez chyb

Díky elektronické archivaci dokumentů máte jistotu, že žádný důležitý soubor nechybí. Systém sám hlídá platnost dokumentů a upozorňuje na jejich expiraci či nutnost revize.

4. Auditní stopa

Každá akce – otevření, schválení, úprava nebo smazání – je v DMS zaznamenána. Tato tzv. auditní stopa je nedílnou součástí moderních systémů a poskytuje kontrolním orgánům přehled o tom, jak bylo s dokumenty nakládáno.

Závěr

DMS systém zvyšuje připravenost firmy na audit, snižuje administrativní zátěž a zajišťuje transparentnost. Řešení jako ELO od EXONu tak nejsou jen nástrojem pro každodenní práci, ale i silným partnerem při důležitých kontrolách.