Při výběru DMS systému myslete dopředu

Při zavádění systému pro správu dokumentů (DMS) se firmy často rozhodují podle ceny. Je to pochopitelné – rozpočty jsou omezené a jednoduché krabicové řešení může na první pohled vypadat dostatečně. Jenže po čase se ukáže, že systém přestal stačit. A tehdy začínají skryté náklady, které mohou být mnohem vyšší než původní úspora.

Levné DMS se může prodražit. Proč se vyplatí myslet dopředu?

Když systém narazí na strop

Levnější DMS řešení často nabízí pouze základní funkce – archivaci, jednoduché třídění nebo omezený počet uživatelů. Jakmile firma potřebuje automatizaci, propojení na účetní nebo ERP systém, nebo řešit více dokumentových agend, systém narazí na své technické i funkční limity. A s tím přichází nutnost hledat nové řešení.

Druhé zavádění bývá dražší

Přechod na nový DMS není jen o nákupu nové licence. Znamená to také migraci dat, přeškolení zaměstnanců, úpravy procesů a často i časový výpadek, kdy starý a nový systém běží současně. Co bylo původně „levnější“, se tak může ve výsledku ukázat jako zbytečně nákladná slepá ulička.

ELO: řešení, které roste s firmou

Pokud nechcete za pár let začínat znovu, vybírejte řešení, které vám umožní začít jednoduše, ale růst bez omezení. ELO Digital Office je modulární a otevřené DMS, které využívají jak malé firmy, tak i nadnárodní společnosti. Díky škálovatelnosti a možnosti přizpůsobení procesů se nemusíte bát, že za dva roky budete hledat nové řešení.

Závěr

Nízká pořizovací cena může být lákavá, ale při výběru DMS je důležité přemýšlet dlouhodobě. Jedna dobře promyšlená investice se vyplatí víc než dvě špatné. Vyberte si řešení, které se vám přizpůsobí dnes i za pět let – a ušetříte nejen peníze, ale i čas, energii a nervy.