ELO Digital Office jako vhodné řešení pro dlouhodobou archivaci dat

Dlouhodobá archivace dokumentů není jen o splnění legislativních povinností – je to klíčový předpoklad pro bezpečný chod firmy, udržení firemní paměti a ochranu proti ztrátě důležitých dat. Papírové archivy jsou nákladné, těžko přehledné a obtížně dohledatelné. Řešením je digitální archivace v moderním DMS systému. A právě zde se osvědčuje ELO Digital Office.

Chceme archivovat dlouhodobě v DMS systému. ELO Digital Office je vhodné řešení

Stabilní, bezpečné a auditovatelné řešení

ELO nabízí plně strukturovaný archivní systém, kde jsou dokumenty chráněné proti ztrátě, neoprávněným změnám i smazání. Každý dokument má přehlednou historii, auditní stopu a přístupová práva. Splňuje tak požadavky zákonů, norem (např. ISO 9001) i interních firemních směrnic.

Dlouhodobá dostupnost a snadné vyhledávání

Uložený dokument v ELO nezmizí v hlubinách serveru – systém umožňuje rychlé fulltextové vyhledávání, třídění podle kategorií, dat, autorů či typu souboru. A to i za několik let. Archiv je plně digitální, ale přesto přehledný a přístupný během několika vteřin.

Zálohování, životní cyklus a automatizace

ELO umožňuje nastavit životní cyklus dokumentu – od vytvoření, přes aktivní fázi, až po archivaci nebo skartaci po uplynutí retenční lhůty. Automatizované procesy zajišťují, že archiv zůstává přehledný a aktuální, bez nutnosti ruční správy. Zálohování a verzování chrání před ztrátou nebo omylem.

Roste s vaší firmou

Ať už začínáte se stovkami dokumentů, nebo archivujete tisíce souborů měsíčně, ELO se přizpůsobí vaší velikosti. Můžete začít jednoduše a postupně přidávat funkce, uživatele či agendy. Není to uzavřená krabice, ale otevřená platforma pro růst a dlouhodobou správu informací.

Závěr

Pokud hledáte řešení pro dlouhodobou digitální archivaci, které je spolehlivé, bezpečné a připravené na budoucnost, ELO Digital Office je ideální volba. Vaše dokumenty budou chráněny, snadno dostupné a pod plnou kontrolou – dnes, za rok i za deset let.