Když kancelář, tak digitalizovaná!

I laikovi je jasné, že kancelář plná šanonů je už dnes nesmysl. Digitalizace je nutnost. Není ale digitalizace jako digitalizace. Mnohé firmy se ve snaze ušetřit a nastavit si procesy přesně podle sebe a svých potřeb vytvářejí systémy pro archivaci a správu dat (dokumentů) samy. Je to ale chytré a perspektivní?

Tato otázka byla položena Ing. Radku Chramostovi, jednateli firmy EXON, která je v oblasti digitalizace kanceláří a automatizací firemních procesů jedním z hlavních hráčů na trhu. Níže článek pokračuje.

Radek Chramosta
Jednatel společnosti

Pane inženýre, jsou dílčí digitalizace správy dokumentů a firemních procesů řešení?

Vždycky je lepší něco než nic. Kanceláře, které by se obešly bez jakékoli digitalizace dat apod., už snad ani neexistují. Je však dost těch, které se domnívají, že si vystačí se systémy DIY, tedy „udělej si sám“. Z našeho pohledu je ale nedoporučujeme.

Mohu se zeptat, proč? U většiny nabízených systémů přece spotřebitelé většinou platí i za to, co nepotřebují, a stejně si musejí nechat spoustu věcí nastavit podle specifických parametrů své firmy.

Nasazení správy dokumentů (Document Management System, tzv. DMS) není malá investice, to je pravda. Provizorní řešení se ale prodraží mnohem víc. Doba je dynamická, firmy se mění, legislativa rovněž, všechno je v pohybu… Vemte si třeba covid. Najednou firmy začaly řešit, jak bezpečně zajistit pracovníkům na home office přístup do datových úložišť. Nebo „podpisová kolečka“. Kdyby měly pořádný systém, byl by na tyto scénáře připravený. Mnoha podnikům nezbylo než se obrátit na firmy, jako je naše. Implementace dat z jejich stávajících systémů do nových je stála spoustu času, energie a peněz navíc.

Zmínil jste podpisová kolečka? Zahrnuje snad digitalizace kanceláří i tohle?

Určitě. Jde o digitalizaci firemních procesů. S ní ale většinou kanceláře nezačínají. V první řadě chtějí omezit papírové dokumenty, zrychlit běžnou administrativu, optimalizovat účetnictví a práci s fakturami, aby v nich měly pořádek, případně z nich mohly vytěžovat data.

Vytěžovat data?

Faktury jsou významným zdrojem dat, která vám mohou napovědět, jak si firma vede, kam by měla směřovat. Musíte mít ale systém, který vám umožní data, která potřebujete, z faktur automaticky vyčíst, a třeba i zpracovat do grafu. Což umíme zařídit.

Mám pocit, že benefity digitalizovaných kanceláří a digitální správy firemního provozu nejsou v obecném povědomí tolik, kolik by měly. Dokázal byste TOP benefity DMS (Document Management System) shrnout do několika hlavních bodů?

Bude to hodně zjednodušené, ale pokusím se. Důležité je třeba to, že firmy mají všechno na jednom místě. Setkávali jsme se s tím, že měly i čtyři různá úložiště. S DMS mají jedno zabezpečené a pravidelně zálohované uložistě, které umožňuje několik typů vyhledávání.
Úžasná je možnost vstupovat do systému odkudkoli, z počítače, notebooku, tabletu či mobilu. S trochou fantazie ani nepotřebujete fyzickou kancelář. Pracovníci si ji nosí s sebou. Když nechcete, aby všichni pracovníci mohli všude, nastavíte přístupová práva. Celková bezpečnost systému je samozřejmě ošetřena.
Samostatnou kapitolou jsou schvalovací procesy, workflow. S DMS máte perfektní přehled, které úkoly byly splněny, kým a v jakém čase, v jaké jsou fázi. A systém vás upozorní, kde vám co utíká, kde jste po splatnosti apod.

Já mám například v oblibě nástroje pro spolupráci. V dokumentech se uchovávají poznámky a připomínky všech, kdo na nich pracovali. Takže kdokoli si v kterékoli fázi dokument otevře, ví, kdo ho viděl, co měnil, co k němu měl za připomínky. S čímž souvisí verzování. Každá verze čehokoli je uložena. Můžete se k ní kdykoli vrátit. Také se dá chatovat a využívat řadu dalších vychytávek.
Informace se sdílejí na jedné platformě, takže se nikdo nemůže vymlouvat, že se nepodíval do e-mailu nebo někam jinam. Je toho ale mnohem, mnohem víc.

Více výhod naleznete v článku 10 výhod DMS/ECM systémů.

Kde si mohou případní zájemci tuto problematiku nastudovat?

Nic studovat nemusejí. Exon pravidelně zve zájemce na nezávazné dvacetiminutové posezení u kávy, kde jim bleskově nastíníme, co by právě jejich kancelář potřebovala nejvíc. Nebo si mohou pustit některý z našich webinářů. Zjednodušit si kancelářský život je prostě dnes mnohem snazší než dřív!

Děkujeme za rozhovor a přejeme digitalizaci, ať se šíří!