Změna směrnice: platná verze a doložené seznámení

Směrnice je schválená. Teď ji dostat k lidem.

Nové znění směrnice ještě neznamená, že podle něj všichni pracují. Je potřeba nahradit starou verzi, dostat dokument ke správným lidem a mít přehled o jejich seznámení. V EXONu jsme proto připravili řešení řízené dokumentace v DMS ELO, které těmto krokům dává jasný řád. Nastavíme ho podle rolí a postupů vaší firmy.

Jedna kopie leží na sdíleném disku, další přišla e-mailem a někdo má směrnici vytištěnou na stole. Když se pravidla změní, je snadné sáhnout po dokumentu, který už neplatí. Člověk podle něj může dál pracovat, aniž by věděl, že existuje nové znění.

Podobně se může ztratit přehled o seznámení zaměstnanců. Papírový arch oběhne část firmy, někde zůstane a při kontrole se hledá. Vedle samotné aktualizace tak přibývá další práce: rozesílání, připomínání a dohledávání.

Jasný postup od návrhu po zveřejnění

Začínáme tím, jak směrnice vznikají u vás. Kdo je připravuje, kdo k nim dává připomínky, kdo schvaluje jejich znění a kterých zaměstnanců se týkají. Podle toho nastavíme role a průběh celého procesu. Základ už máme připravený, včetně šablon a jednotlivých kroků.

Dokument postupuje od žádosti přes přípravu a připomínkování ke schválení, podpisu a zveřejnění. Pokud je potřeba něco doplnit nebo přepracovat, může se vrátit do předchozí fáze. Jednotlivé kroky lze opakovat, aby postup odpovídal tomu, co se při tvorbě dokumentů skutečně děje.

Za průběh procesu odpovídá garant dokumentu. Je tak jasné, kdo má směrnici na starosti i ve chvíli, kdy se na jejím obsahu podílí více lidí. Autoři přitom dál pracují v MS Office, na které jsou zvyklí.

Zaměstnanci vidí platné znění

Při změně směrnice potřebujete vědět, že se nové znění objeví mezi platnými dokumenty a předchozí tam nezůstane vedle něj. V ELO se po schválení nové verze ta předchozí automaticky zneplatní a zmizí ze seznamu platných dokumentů.

Zaměstnanci tak vidí schválené znění. Pracovní verze ani komentáře z připomínkování se jim do něj nemíchají. Nemusí vybírat mezi několika podobně pojmenovanými soubory a odhadovat, který z nich je ten správný.

Předchozí verze přitom zůstávají dohledatelné v archivu chráněném proti změnám. U dokumentu se uchovává číslo verze, účinnost, autor a popis změny. Při zpětné kontrole tak dohledáte znění platné v dané době i to, jaké změny následovaly.

Seznámení zaměstnanců patří ke konkrétní verzi

Nové znění už je na svém místě. Teď potřebujete vědět, kdo se s ním seznámil. A při každé aktualizaci rozlišit, zda záznam patří k právě platnému znění, nebo k některé z předchozích verzí.

V řešení je proto seznámení spojené s konkrétním dokumentem a jeho verzí. V přehledu vidíte, kdo se s daným zněním seznámil, kdy a jakým způsobem. Můžete tak sledovat jednu směrnici napříč zaměstnanci a dohledat záznam u konkrétního člověka.

Způsob seznámení zvolíme podle toho, jak lidé ve firmě pracují:

• Potvrzení úkolu v ELO. Zaměstnanec s licencí ELO potvrdí seznámení tlačítkem přímo v přiděleném úkolu.
• Otevření dokumentu v ELO. Jako seznámení se zaznamená otevření dokumentu. Placenou licenci ELO zaměstnanec nepotřebuje.
• Portál s kontrolou přečtení. Tlačítko pro potvrzení se objeví, až zaměstnanec projde dokument v PDF až do konce.
• Otevření v portálu. U dokumentu v jakémkoli formátu se jako seznámení zaznamená jeho otevření.
• Seznámení přes pověřenou osobu. Pověřený uživatel ELO seznámí skupinu zaměstnanců, třeba těch bez počítače, a podepsaný arch vloží do ELO.

Portál je samostatný rozšiřující modul a může fungovat také jako kiosek na sdíleném počítači.

Všechny způsoby se zapisují do jednoho společného přehledu o seznámení. U jedné směrnice je můžete kombinovat, každý pro jinou skupinu zaměstnanců. Do procesu tak zapojíte i kolegy bez placené licence ELO. Při návrhu řešení společně projdeme, kdo bude dokumenty číst přímo v systému, komu vyhovuje portál a kde je potřeba pomoc pověřené osoby.

Termíny revizí připomene systém

Ani seznámením zaměstnanců práce se směrnicí nekončí. Přijde čas ověřit, zda stále odpovídá tomu, jak firma funguje, nebo zda potřebuje upravit. Když termín závisí na poznámce v kalendáři jednoho člověka, snadno ustoupí jiným úkolům.

ELO upozorní na konec platnosti i na potřebu přezkoumání dokumentu. Odpovědná osoba tak dostane podnět k další kontrole a může rozhodnout, co je potřeba změnit. Pokud vznikne nové znění, naváže na připravený postup od úprav přes schválení až po seznámení dotčených zaměstnanců.

Při kontrole jsou zároveň po ruce údaje o schválení, historie verzí i záznamy o seznámení. Snáz tak doložíte, jaké znění platilo a kdo se s ním seznámil, bez skládání podkladů z e-mailů a papírových seznamů.

Navážeme na dokumentaci, kterou už máte

Směrnice, pracovní instrukce i záznamy o seznámení už ve firmě zpravidla existují. Při návrhu řešení proto projdeme také vaše současné podklady. Podle jejich podoby navrhneme, jak převést stávající dokumenty i dosavadní záznamy o seznámení do ELO.

Pokud ELO od EXONu používáte, jde o rozšíření vašeho stávajícího systému. Pokud s ním teprve začínáte, navrhneme zavedení podle vašich potřeb a způsobu práce. V obou případech vycházíme z toho, kdo dokumentaci spravuje, jak probíhá schvalování a jak se mají zaměstnanci s dokumenty seznamovat.

Podrobnosti o možnostech agendy najdete na stránce Řízená dokumentace v DMS ELO. Širší možnosti správy dokumentů představujeme v přehledu DMS řešení EXON.

Jak na to? Poraďte se s námi.

Na konzultaci vám řešení ukážeme a projdeme, jak dnes se směrnicemi pracujete. Společně navrhneme nastavení, ve kterém bude jasné, kdo má další krok na starosti, které znění platí a jak se dostane k lidem, kterých se týká.

Domluvit konzultaci