DMS/ECM | Elektronická správa dokumentů

Zobrazení uživatelského rozhraní DMS/ECM systémů a digitalizace pro jednotlivá zařízení

Digitalizace přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů. Rovněž přináší zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň společnost může pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office.

DMS/ECM systémy přináší efektivní nástroje pro spolupráci, neomezený přístup k firemním informacím, automatizované schvalovací procesy (tzv. workflow management), bezpečná a důvěryhodná úložiště, práci s dokumenty v souladu s měnící se legislativou a mnoho dalšího. EXON přináší osvědčené technologie pro digitalizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat.

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Víte, co znamenají tyto zkratky, jaký je mizi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě?

Co je to DMS a ECM, jaký je mezi nimi rozdíl.

Připravili jsme seznam 10ti výhod DMS/ECM systémů v článku + video.

Neomezená dostupnost.
Rychlé vyhledávání

Komfortní vyhledávání v celém elektronickém archivu.
Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách.
Neomezený přístup k dokumentům.
Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry.
Více o možnostech vyhledávání v článku.

Automatizace firemních procesů
díky workflow

Vlastní schvalovací pracovní postupy.
Nastavte uživatelům oprávnění.
Víceúrovňová dynamická workflow.
Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled.
Více o workflow v článku.

Faktury, smlouvy, objednávky

Základní agendy: faktury, smlouvy a objednávky.
Elektronické řízení oběhu faktur.
Vytěžování dat. Inteligentní samoučící se vytěžovací aplikace.
Přehledná tvorba, evidence a schvalování smluv.
Tvorba a schvalování objednávek, žádanky o objednávky.
Provázání souvisejících dokumentů zajistí absolutní přehled.

Datové schránky a další agendy

Můžete začít s jednou agendou a postupně navazovat další.
Správa personalistiky (HR dokumenty).
Obchodní a projektová dokumentace.
Správa firemní korespondence (datové schránky).
Účetní doklady.
ISO dokumentace, zdravotnická dokumentace aj.

V souladu s legislativou

Kontrola platnosti elektronických podpisů dle eIDAS
Časová razítka a elektronické pečetě.
Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv.
Anonymizace dokumentů: začernění citlivých dat,
automatické zveřejnění v registru smluv.
Skartační řízení pro elektronické dokumenty.
Splnění požadavků GDPR dle auditu.

Centrální důvěryhodný archiv

Důvěryhodné, digitální a dlouhodobé úložiště.
Dokumenty jsou ukládány na centrálním úložišti.
Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě
např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován
přehledný návrh dokumentů pro odstranění z archivu.
ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní
pojišťovně. Více o projektu v případové studii.