▷ DMS/ECM | Elektronická správa dokumentů

DMS/ECM systémy přináší efektivní nástroje pro spolupráci, neomezený přístup k firemním informacím, automatizované schvalovací procesy (tzv. workflow management), bezpečná a důvěryhodná úložiště či práci s dokumenty v souladu s moderní legislativou. EXON přináší osvědčené technologie pro digitalizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat.

V rámci DMS/ECM systémů nabízíme 2 možnosti řešení digitalizace: Digitální kancelář EXONIS nebo ELO ECM Suite.

Digitální kancelář EXONIS

Vystačíme si s jednodušším hotovým řešením digitální kanceláře pro faktury, smlouvy a objednávky

Document Management System ELO ECM Suite

Máme náročnější požadavky / řešení na míru / zadávací dokumentace / potřeba analýzy řešení

Digitalizace přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů, zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň společnost může pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office.

Neomezená dostupnost.
Rychlé vyhledávání

Komfortní vyhledávání v celém elektronickém archivu.
Mobilní aplikace a responzivní design.
Neomezený přístup k dokumentům.
Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry.
Více o možnostech vyhledávání v článku.

Automatizace firemních procesů
díky workflow

Vlastní schvalovací pracovní postupy.
Nastavte uživatelům oprávnění.
Víceúrovňová dynamická workflow.
Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled.
Více o workflow v článku.

Faktury, smlouvy, objednávky

Základní agendy: faktury, smlouvy a objednávky.
Elektronické řízení oběhu faktur.
Vytěžování dat. Samoučící se aplikace.
Přehledná tvorba, evidence a schvalování smluv.
Tvorba a schvalování objednávek.
Provázanost souvisejících dokumentů.

Datové schránky a další agendy

Můžete začít s jednou agendou a postupně rozšiřovat.
Správa personalistiky (HR dokumenty).
Obchodní a projektová dokumentace.
Správa firemní korespondence (datové schránky).
Účetní doklady.
ISO dokumentace, zdravotnická dokumentace aj.

V souladu s legislativou

Kontrola platnosti elektronických podpisů dle eIDAS
Časová razítka a elektronické pečetě.
Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv.
Anonymizace dokumentů: začernění citlivých dat,
automatické zveřejnění v registru smluv.
Skartační řízení pro elektronické dokumenty.
Splnění požadavků GDPR dle auditu.

Centrální důvěryhodný archiv

Důvěryhodné, digitální a dlouhodobé úložiště.
Dokumenty jsou ukládány na centrálním úložišti.
Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů pro odstranění z archivu.
ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně. Více o projektu v případové studii.

ELO jako integrační platforma

Napojení na externí ERP systémy třetích stran.
Přímá integrace na ISDS (datové schránky).
Active Directory.
SAP, CRM aj.

Úpravy na míru

Požadavky na řešení DMS/ECM bývají rozmanité. ELO nabízí flexibilní možnosti nasazení digitalizace ve vaší společnosti.

Připravená business řešení

Správa faktur, smluv, objednávek, HR dokumenty, firemní korespondence, datové schránky aj.

Mluvíme ze zkušeností

Reference z desítek projektů, kde jsme systém ELO implementovali.

Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM pořídit? Jaké jsou klíčové vlastnosti moderního DMS/ECM? Více v článku.

Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.

Zároveň jsme konzultační společnost. Vytváříme procesní analýzy.

Kontaktujte nás pro bezplatnou nezávaznou konzultaci.

Výhodou ELO je, že může ve společnosti figurovat mnoha způsoby. Jako klasické DMS/ECM s uživatelským prostředím a nástroji pro spolupráci, ale i jako centrální úložiště všech systémů, jako tzv. integrační platforma. Více a konkrétní příklady se dozvíte v referencích a případových studiích.