Digitalizace přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů. Rovněž přináší zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň společnost může pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office.
DMS/ECM systémy přináší efektivní nástroje pro spolupráci, neomezený přístup k firemním informacím, automatizované schvalovací procesy (tzv. workflow management), bezpečná a důvěryhodná úložiště, práci s dokumenty v souladu s měnící se legislativou a mnoho dalšího. EXON přináší osvědčené technologie pro digitalizaci firem se silným důrazem na zabezpečení podnikových dat.
Víte, co jsou to systémy DMS a ECM?
Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Můžeme říci "paperless office" nebo "digital office". Využíváme k tomu technologii ELO zastupující rodinu tzv. DMS a ECM systémů. Víte, co znamenají tyto zkratky, jaký je mizi nimi rozdíl a proč využíváme obě dvě?
10 výhod digitalizace s DMS/ECM
Připravili jsme seznam 10ti výhod DMS/ECM systémů v článku + video.
Co Vám přináší digitální kancelář od Exonu?
Neomezená dostupnost.
Rychlé vyhledávání
- Komfortní vyhledávání v celém elektronickém archivu.
- Mobilní aplikace a responzivní design umožňují pracovat na cestách.
- Neomezený přístup k dokumentům.
- Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry.
- Více o možnostech vyhledávání v článku.
Automatizace firemních procesů
díky workflow
- Vlastní schvalovací pracovní postupy.
- Nastavte uživatelům oprávnění.
- Víceúrovňová dynamická workflow.
- Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled.
- Více o workflow v článku.
Faktury, smlouvy, objednávky
- Základní agendy: faktury, smlouvy a objednávky.
- Elektronické řízení oběhu faktur.
- Vytěžování dat. Inteligentní samoučící se vytěžovací aplikace.
- Přehledná tvorba, evidence a schvalování smluv.
- Tvorba a schvalování objednávek, žádanky o objednávky.
- Provázání souvisejících dokumentů zajistí absolutní přehled.
Datové schránky a další agendy
- Můžete začít s jednou agendou a postupně navazovat další.
- Správa personalistiky (HR dokumenty).
- Obchodní a projektová dokumentace.
- Správa firemní korespondence (datové schránky).
- Účetní doklady.
- ISO dokumentace, zdravotnická dokumentace aj.
V souladu s legislativou
- Kontrola platnosti elektronických podpisů dle eIDAS
- Časová razítka a elektronické pečetě.
- Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv.
- Anonymizace dokumentů: začernění citlivých dat,
automatické zveřejnění v registru smluv. - Skartační řízení pro elektronické dokumenty.
- Splnění požadavků GDPR dle auditu.
Centrální důvěryhodný archiv
- Důvěryhodné, digitální a dlouhodobé úložiště.
- Dokumenty jsou ukládány na centrálním úložišti.
- Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě
např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován
přehledný návrh dokumentů pro odstranění z archivu. - ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní
pojišťovně. Více o projektu v případové studii.
ELO jako integrační platforma
- Napojení na externí ERP systémy třetích stran.
- Přímá integrace na ISDS (datové schránky).
- Active Directory.
- SAP, CRM aj.
Navíc ...
Požadavky na řešení DMS/ECM bývají rozmanité. ELO nabízí flexibilní možnosti nasazení digitalizace ve vaší společnosti.
Úpravy na míru
Správa faktur, smluv, objednávek, HR dokumenty, firemní korespondence, datové schránky aj.
Připravená business řešení
Reference z desítek projektů, kde jsme systém ELO implementovali.
Mluvíme ze zkušeností
Uživatelské prostředí ELO ...
Více screenů a informací o ELO.
Struktura archivu ELO.
Úvodní stránka ELO, dlaždice.
Uživatelské prostředí vytěžovací aplikace.
Projekty na míru nebo připravená standardizovaná řešení
Elektronická správa faktur, smluv a objednávek
Uživatelské prostředí správy faktur, smluv a objednávek.
Vybrané zákaznické projekty
Výhodou ELO je, že může ve společnosti figurovat mnoha způsoby. Jako klasické DMS/ECM s uživatelským prostředím a nástroji pro spolupráci, ale i jako centrální úložiště všech systémů, jako tzv. integrační platforma. Více a konkrétní příklady se dozvíte v referencích a případových studiích.
Jak vybrat a implementovat systém správy dokumentů DMS?
- Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM systém pořídit? Jaké jsou klíčové vlastnosti moderního DMS/ECM? Více v článku.
- Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.
- Zároveň jsme konzultační společnost. Vytváříme procesní analýzy.
- Kontaktujte nás pro bezplatnou nezávaznou konzultaci.
Řešení od společnosti EXON
jsou postavena na technologii ELO
- EXON je certifikovaným partnerem společnosti ELO Digital Office, distributora a výrobce systému ELO, německé společnosti ELO Digital Office GmbH.
