▷ Digitální správa dokumentů a informací

Document Management systémy (DMS/ECM) slouží k elektronické archivaci, správě a oběhu dokumentů a firemních informací. Poskytují neomezený přístup k těmto informacím, umožňují automatizované schvalovací procesy (workflow management), zajišťují bezpečnou archivaci a důvěryhodné ukládání. Také podporují efektivní práci s dokumenty v souladu s aktuálními legislativními požadavky. EXON přináší osvědčené technologie pro digitalizaci firem, s důrazem na zabezpečení podnikových dat, postavené na technologii ELO.

Najděte vše rychle a snadno

Ztrácíte se v moři
dat a informací?

Mějte přehled
a pořádek

Nevíte, kde máte dokumenty?

Mějte vždy
jistotu

Pátráte po správné verzi dokumentu?

Vše potřebné na jedno kliknutí

DMS, neboli "Document Management System" představují řešení pro bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře. Z angličtiny "paperless office" nebo "digital office". Cílem je zajistit inteligentní řízení obsahu a informací ve Vaší firmě.

Umožňují firmám snadno vyhledávat a sdílet informace, schvalovat dokumenty, získat kontrolu nad svými daty, zvýšit produktivitu práce, minimalizovat chyby spojené s ručním zpracováním dokumentů a zlepšit celkovou organizaci informací. Řešení ELO, které pro digitalizaci využíváme, je silným reprezentantem DMS systémů. Níže pár příkladů, jak vypadá uživatelské prostředí.

Mějte svoji firmu neustále při ruce

DMS systémy Vám umožní snadný přístup k důležitým dokumentům a informacím o vaší firmě, kdykoli a odkudkoli. S DMS systémy můžete efektivně pracovat s dokumenty a firemními daty, sdílet s kolegy aktuální verze a rychle reagovat na potřeby klientů či obchodních partnerů. S jejich pomocí dosáhnete vyšší úrovně organizace a efektivity ve vašem podnikání.

Buďte na Home Office jako byste byli v kanceláři

Buďte produktivní doma, ale s pocitem, jako byste pracovali přímo v kanceláři. DMS Vám umožní efektivně a pohodlně pracovat z domova, aniž byste museli ustoupit z profesionálního prostředí, které znáte z kanceláře. Váš pracovní den bude stejně efektivní a pohodlný jako v tradičním kancelářském prostředí.

Digitalizace přináší značné zvýšení produktivity, zjednodušení procesů, úsporu času a nákladů, zvýšení flexibility, snadnější automatizace a integrace systémů, vyšší efektivitu a konkurenceschopnost. Zároveň společnost může pružněji reagovat na měnící se požadavky trhu a na neočekávané události, jako např. práce na home office.

Pro elektronickou archivaci, správu a oběh dokumentů a firemních informací používáme systém DMS/ECM ELO, který jsme implementovali u desítek zákazníků v České a Slovenské republice. Doporučujeme jej pro jeho sílu, bezpečnost, flexibilitu, rychlost, stabilitu a neomezené možnosti integrace systémy třetích stran.

ELO je spolehlivý systém, který je používaný ve více jak 40 zemích světa u více jak 1 milionu spokojených uživatelů. ELO je integrační nástroj, centrální softwarová platforma, pro digitalizaci firemních procesů a správu firemních informací. Díky svým vlastnostem, např. workflow, se ELO stává srdcem celé společnosti. Může komunikovat se všemi systémy a stát se celofiremní platformou.

Inteligentní správa informací

centrální místo pro firemní dokumenty a informace

Automatizované schvalovací procesy

digitalizujte své procesy
pomocí workflow

Zajištění bezpečnosti a ochrany dat

bezpečná archivace
v souladu s legislativou

Využití DMS/ECM systémů

Neomezená dostupnost.
Rychlé vyhledávání

Komfortní vyhledávání v celém elektronickém archivu.
Mobilní aplikace a responzivní design.
Neomezený přístup k dokumentům.
Vyhledávání dle metadat nebo fulltextově, vlastní filtry.
Více o možnostech vyhledávání v článku.

Automatizace firemních procesů
díky workflow

Vlastní schvalovací pracovní postupy.
Nastavte uživatelům oprávnění.
Víceúrovňová dynamická workflow.
Zabraňte ztrátám a mějte absolutní přehled.
Více o workflow v článku.

Faktury, smlouvy, objednávky

Základní agendy: faktury, smlouvy a objednávky.
Elektronické řízení oběhu faktur.
Vytěžování dat. Samoučící se aplikace.
Přehledná tvorba, evidence a schvalování smluv.
Tvorba a schvalování objednávek.
Provázanost souvisejících dokumentů.

Datové schránky a další agendy

Můžete začít s jednou agendou a postupně rozšiřovat.
Správa personalistiky (HR dokumenty).
Obchodní a projektová dokumentace.
Správa firemní korespondence (datové schránky).
Účetní doklady.
ISO dokumentace, zdravotnická dokumentace aj.

V souladu s legislativou

Kontrola platnosti elektronických podpisů dle eIDAS
Časová razítka a elektronické pečetě.
Napojení na datové schránky, automatické stahování zpráv.
Anonymizace dokumentů: začernění citlivých dat,
automatické zveřejnění v registru smluv.
Skartační řízení pro elektronické dokumenty.
Splnění požadavků GDPR dle auditu.

Centrální důvěryhodný archiv

Důvěryhodné, digitální a dlouhodobé úložiště.
Dokumenty jsou ukládány na centrálním úložišti.
Skartační řízení elektronických dokumentů. Na základě např. spisového znaku, skartační lhůty či data vyřízení dokumentu je vygenerován přehledný návrh dokumentů pro odstranění z archivu.
ELO jako 3D archiv funguje např. v České průmyslové zdravotní pojišťovně. Více o projektu v případové studii.

ELO jako integrační platforma

Napojení na externí ERP systémy třetích stran.
Přímá integrace na ISDS (datové schránky).
Active Directory.
SAP, CRM aj.

Úpravy na míru

Požadavky na řešení DMS/ECM bývají rozmanité. ELO nabízí flexibilní možnosti nasazení digitalizace ve vaší společnosti.

Mluvíme ze zkušeností

Reference z desítek projektů, kde jsme systém ELO implementovali.

Využití ELO ECM Suite

Document Management System ELO je možné využít v jakémkoli oboru podnikání. Není specializovaný na konkrétní sektor, přizpůsobí se všem oborům. Více naleznete v referencích.

Dle jakých otázek rozhodnout, který DMS/ECM pořídit? Jaké jsou klíčové vlastnosti moderního DMS/ECM? Více v článku.
Úspěšná implementace začíná kvalitní analýzou. Nepodceňte ji. Více k analýze.
Zároveň jsme konzultační společnost. Vytváříme procesní analýzy.
Kontaktujte nás pro bezplatnou nezávaznou konzultaci.

ELO může ve společnosti figurovat mnoha způsoby. Jako klasické DMS/ECM s uživatelským prostředím a nástroji pro spolupráci, ale i jako centrální úložiště všech systémů, jako tzv. integrační platforma. Více a konkrétní příklady se dozvíte v referencích a případových studiích.