Když kancelář, tak digitalizovaná! Rozhovor s Ing. Radkem Chramostou

Laikovi je jasné, že kancelář plná šanonů je dnes už nesmysl. Digitalizace je nutností, ale ne každá digitalizace je efektivní. Mnohé firmy si vytvářejí vlastní systémy pro archivaci a správu dokumentů, ale často se tím vystavují vyšším nákladům a komplikacím.

Ing. Radek Chramosta, jednatel společnosti EXON s.r.o.

Jsou dílčí digitalizace řešením?

Vždycky je lepší něco než nic, kanceláře bez digitalizace téměř neexistují. Ale systémy „udělej si sám“ (DIY) nedoporučujeme – provizorní řešení se prodraží, firmy se mění, legislativa se mění, a neočekávané události (např. covid) ukazují potřebu robustního systému, který zvládne home office nebo elektronické podpisy.

Zahrnuje digitalizace i „podpisová kolečka“?

Ano, digitalizace zahrnuje i optimalizaci interních procesů. Firmy často začínají omezením papírové dokumentace, zrychlením administrativy a účetnictví, a postupně přecházejí k vytěžování dat z faktur nebo dalších dokumentů.

Vytěžování dat

Faktury a další dokumenty jsou zdrojem cenných dat – mohou ukázat, jak si firma vede a kam by měla směřovat. Potřebujete systém, který data automaticky vyčte a zpracuje, například do grafů či přehledů.

TOP benefity DMS

• Centrální a zabezpečené úložiště dokumentů – konec čtyř různých úložišť.
• Dostupnost odkudkoli – počítač, notebook, tablet, mobil, možnost práce z domova.
• Přístupová práva – bezpečnost dat a omezení přístupu.
• Schvalovací procesy a workflow – přehled o úkolech, termínech a odpovědných osobách.
• Spolupráce – poznámky a připomínky přímo v dokumentech, verzování každé změny.
• Integrace dalších funkcí – chat, připomínky, historie verzí a další nástroje na jedné platformě.

Více výhod naleznete v článku 10 výhod DMS/ECM systémů .

Kde získat více informací?

Exon nabízí nezávazné dvacetiminutové konzultace u kávy, kde nastíní vhodné řešení přímo pro vaši kancelář. Další možností jsou webináře, které ukazují, jak si zjednodušit kancelářský život a zvýšit efektivitu práce.

Rozhovor ukončen – a přejeme, ať se digitalizace šíří!