Zavedení DMS systému ve firmě. Jak správně školit a na co se připravit?

Zavedení DMS (Document Management System) systému je klíčovým krokem k digitalizaci firmy. Úspěch však nezávisí jen na technickém řešení, ale hlavně na tom, jak dobře ho přijmou a zvládnou vaši zaměstnanci. Správné školení je proto zásadní. Nestačí jen „ukázat tlačítka“ – cílem je, aby lidé pochopili, proč systém zavádíte a jak jim usnadní každodenní práci.

Jak správně školit zaměstnance při zavedení DMS systému?

1. Začněte komunikací, ne školením

Než se pustíte do samotného školení, je důležité zaměstnance seznámit s tím, proč se DMS zavádí, jaké problémy řeší a jaké výhody jim přinese. Pokud lidé chápou smysl změny, jsou mnohem otevřenější spolupráci a učení.

2. Školení přizpůsobte rolím

Jiný rozsah školení potřebuje účetní, jiný projektový manažer a jiný asistentka. Rozdělte školení podle uživatelských rolí a zaměřte se na konkrétní činnosti, které daná role ve firmě s dokumenty vykonává. Praktické scénáře jsou účinnější než obecná teorie.

3. Učte na konkrétních příkladech

Namísto obecného výkladu ukažte zaměstnancům běžné situace z jejich práce: jak schválit fakturu, kde najít starou smlouvu, jak založit nový dokument. Čím více školení odpovídá realitě, tím rychleji se systém stane součástí běžného dne.

4. Poskytněte jednoduché návody a podporu

Po školení by měli mít zaměstnanci k dispozici krátké tištěné nebo online návody, nejlépe s obrázky nebo videem. Mějte také připravenou podporu (např. e-mail, chat nebo interního „superuživatele“), na kterou se mohou obrátit s dotazy.

5. Nejde o jednorázovou akci

Školení by nemělo skončit jedním dnem. Po zavedení systému je dobré po pár týdnech uspořádat zpětnou vazbu, doplňující školení nebo Q&A. Uživatelé často narazí na otázky až při každodenním používání.

DMS ELO pomáhá i se školením

Řešení jako ELO od EXONu nabízí intuitivní prostředí a přehledné funkce, které usnadňují školení i každodenní práci. Navíc lze přizpůsobit uživatelské rozhraní podle potřeb jednotlivých rolí, což školení zjednodušuje a zrychluje přijetí systému v celé firmě.

Závěr

Dobře vyškolení zaměstnanci jsou klíčem k úspěšné digitalizaci dokumentů. Nejde jen o seznámení se softwarem, ale o změnu způsobu práce. Pokud uživatelé vědí, co, proč a jak dělají, systém bude fungovat přirozeně – a digitální kancelář se stane realitou.