Co je workflow schvalování dokumentů?

Ve firmách každodenně koluje velké množství dokumentů – faktury, smlouvy, objednávky, interní směrnice a další. Aby bylo možné zajistit jejich včasné a správné zpracování, je klíčové mít zavedený efektivní workflow schvalování dokumentů. Moderní DMS systémy, jako je ELO od EXONu, přináší automatizaci a přehlednost celého procesu.

Workflow schvalování dokumentů

1. Jasně definované kroky

Každý dokument prochází předem nastavenými kroky – například kontrolou, schválením nadřízeným, účetním nebo právním oddělením. Tím se eliminuje zmatek a riziko zdržení.

2. Automatické notifikace

Systém upozorňuje uživatele, když na ně čeká dokument ke zpracování. To zrychluje tok informací a zajišťuje, že žádný dokument nezůstane „ležet“ bez povšimnutí.

3. Transparentnost a dohledatelnost

Každý krok workflow je zaznamenán – kdo dokument otevřel, kdo schválil, kdy a s jakými poznámkami. Máte tak úplnou historii a přehled o odpovědnosti.

4. Integrace s dalšími systémy

Workflow může být propojeno s účetními, ERP nebo CRM systémy. To umožňuje automatický přenos dat bez ručního přepisování a minimalizuje chybovost.

Závěr

Efektivní workflow schvalování dokumentů zajišťuje plynulý chod firmy, úsporu času a vyšší kontrolu nad dokumentací. Díky DMS řešení ELO můžete celý proces řídit digitálně, bezpečně a bez zbytečných prodlev.