Výhody DMS systému na dovolené

Dovolená je obdobím, kdy si každý chce odpočinout a načerpat nové síly. Ale co když se během vaší nepřítomnosti začnou hromadit dokumenty, čekající na schválení nebo zpracování? Řešením je DMS systém – nástroj pro digitální správu dokumentů, který zajišťuje hladký chod firmy i bez vaší fyzické přítomnosti.

Jaké jsou výhody DMS systému na dovolené? Méně stresu pro manažery.

1. Přístup odkudkoli

Díky modernímu DMS systému jako je ELO můžete pracovat s dokumenty z jakéhokoli zařízení připojeného k internetu – ať už jste doma, na horách nebo u moře. Pokud se objeví neodkladný požadavek, máte možnost reagovat okamžitě.

2. Automatizace procesů

Systém automaticky směruje dokumenty ke správným osobám podle nastavených workflow pravidel. Vaše nepřítomnost tak nebrzdí chod firmy – schvalování, evidence a oběh dokumentů pokračují bez zbytečných prodlev.

3. Zabezpečení dat

Citlivé dokumenty jsou chráněny šifrováním a řízenými přístupovými právy. Oproti posílání dokumentů e-mailem je to výrazně bezpečnější způsob, jak s nimi pracovat, i když nejste přímo v kanceláři.

4. Méně e-mailů a telefonátů

Kolegové mají přístup k aktuálním verzím dokumentů přímo v systému, což znamená méně dotazů a vyrušení během vaší dovolené. Všichni mají vždy přehled o tom, co je potřeba udělat.

Závěr

DMS řešení, jako je ELO od EXONu, vám umožní užít si dovolenou s klidnou hlavou. Díky efektivní správě dokumentů, přístupnosti na dálku a automatizovaným procesům zůstává firma v chodu i bez vaší každodenní účasti.