Bezpečné uložení firemních dokumentů: cloud nebo vlastní server?

Při digitalizaci firemních dokumentů stojí každá organizace před zásadní volbou: zvolit cloudové úložiště nebo raději vlastní serverovou infrastrukturu? Tato otázka je klíčová zejména z pohledu bezpečnosti, dostupnosti a kontroly nad daty. Obě varianty mají své výhody, ale z pohledu dlouhodobé stability a nezávislosti se stále více firem přiklání k provozu na vlastním hardwaru.

DMS/ECM systém: vlastní hardware nebo cloud?

Cloud: flexibilní, ale s otazníky

Cloudová řešení jsou pohodlná – nevyžadují vlastní IT zázemí a umožňují přístup k dokumentům odkudkoli. Nicméně, u některých firem vyvolávají otázky kolem bezpečnosti, suverenity dat a závislosti na poskytovateli. Uložení citlivé firemní dokumentace mimo vlastní infrastrukturu vyžaduje důkladné posouzení a důvěru v externí služby.

Vlastní server: kontrola, bezpečnost a nezávislost

Pro firmy, které kladou důraz na plnou kontrolu nad daty, splnění interních předpisů nebo legislativních požadavků (např. v oblasti ochrany osobních údajů), bývá ideální volbou vlastní server. Dokumenty zůstávají uvnitř firmy, přístupová práva i bezpečnostní politika jsou plně ve vašich rukou. Navíc odpadá závislost na připojení k internetu nebo dostupnosti externího poskytovatele.

Neexistuje univerzální odpověď

Výběr mezi cloudem a vlastním serverem záleží na konkrétních potřebách firmy, její velikosti, rozpočtu a IT zázemí. Řešení jako ELO DMS podporuje oba přístupy – umožňuje provoz v cloudu i na vlastním serveru, takže si zákazník může zvolit model, který nejlépe odpovídá jeho prioritám.

Závěr

Pokud je pro vás klíčová bezpečnost, kontrola a dlouhodobá nezávislost, může být provoz DMS na vlastním hardwaru tou správnou cestou. Cloud má své výhody, ale také limity, které není dobré podceňovat. Ať už se rozhodnete jakkoliv, důležité je zvolit řešení, které bude odpovídat vašim firemním nárokům i požadavkům na ochranu dat.