Cíl projektu

Protože množství fyzických papírových dokumentů je velmi vysoké, cílem projektu bylo zefektivnit proces skenování a předávání dokumentů v elektronické podobě do spisové služby. Důraz byl kladen především na automatizaci digitalizace a zrychlení práce operátorů na podatelnách.

Řešení

Společnost EXON ve spolupráci s VZP ČR implementovala řešení založené na vysokorychlostních dokumentových skenerech a specializované softwarové aplikaci pro řízení digitalizačního procesu.

Součástí řešení jsou aplikace Validator, která zajišťuje bezpečné předávání digitalizovaných dokumentů do centrální spisové služby, a Archive Box Manager (ABM), která organizuje dokumenty ve virtuálních archivních boxech odpovídajících fyzickému uložení archivovaných dokumentů.

Funkce v kostce

- evidence údajů digitalizovaných dokumentů pro fyzickou archivaci

- odesílání dat o archivovaných dokumentech do centrálního systému

- vyhledávání dokumentů v archivních boxech

- generování přehledů nad evidovanými daty

Přínosy

- automatizace skenování velkého objemu listinných dokumentů

- zrychlení příjmu a zpracování dokumentů na podatelnách

- bezpečné předávání dokumentů do centrální spisové služby

- efektivní práce s archivovanými dokumenty

- zrychlení a zkvalitnění zpracování dokumentů ve spisové službě