Cíl řešení

Cílem bylo rozšířit systém DMS / ECM ELO o specializované moduly, které zajistí legislativní soulad, automatizaci procesů a efektivní správu dokumentů v celém jejich životním cyklu.

Řešení reaguje zejména na požadavky legislativy (eIDAS, Registr smluv) a potřebu automatizace práce s dokumenty v organizaci.

Řešení

V prostředí systému DMS ELO byly vyvinuty a nasazeny specializované moduly, které automatizují klíčové procesy práce s dokumenty.

Moduly fungují přímo v rámci DMS a zajišťují kontrolu dokumentů, jejich správu, anonymizaci i řízení skartačních procesů.

Funkce v kostce

Kontrola elektronických podpisů (eIDAS)

- automatická kontrola nově příchozích dokumentů

- ověřování elektronických podpisů vůči certifikačním autoritám

- zajištění souladu s legislativou eIDAS

Elektronická skartace dokumentů

- řízení skartačního procesu v DMS ELO

- generování návrhů dokumentů ke skartaci

- archivace nebo odstranění dokumentů

Anonymizace a Registr smluv

- anonymizace (začernění) citlivých údajů

- příprava dokumentů pro zveřejnění

- napojení na Registr smluv

- publikace a správa dokumentů na jedno kliknutí

Přínosy

- zajištění souladu s legislativou

- automatizace kontroly dokumentů

- snížení administrativní zátěže

- bezpečné řízení životního cyklu dokumentů

- rychlejší publikace smluv

- centralizace procesů v DMS ELO