Digitalizace účetnictví je proces transformace tradičních papírových a manuálních účetních postupů do digitálního prostředí. Jedná se o využití moderních technologií a digitálních nástrojů k automatizaci účetních procesů, zpracování a uchování účetních dat. DMS/ECM (Document Management System/Enterprise Content Management) systém je skvělý nástroj pro digitalizaci účetnictví.

Rychlý pokrok v oblasti technologie mění způsob, jakým firmy spravují své dokumenty a informace. Centrální a bezpečná archivace dokumentů je klíčovým prvkem zajištění efektivity celé firmy. Systémy elektronické správy dokumentů a řízení obsahu ( DMS/ECM) nabývají stále většího významu.

Vytváříme bezpapírové, digitální či elektronické kanceláře, často označované jako paperless office nebo digital office.

OCR (Optical Character Recognition) je technologie, která umožňuje počítačům rozpoznávat text z obrázků nebo naskenovaných dokumentů a převádět jej do editovatelného textového formátu.

Metadata dokumentu jsou informace, které popisují charakteristiky nebo vlastnosti samotného dokumentu. Poskytují kontext k obsahu dokumentu a mohou být využita k usnadnění vyhledávání, organizace a správy dokumentů.

Metadata poskytují informace o primárních datech v digitalizovaných dokumentech. Ve zkratce lze říci, že se jedná o „data o datech“. Metadata mohou obsahovat informace o různých souborech, obrázcích nebo dalších digitálních objektech.

Často se setkáváme se situací, kdy firmy ukládají svá data do různých složek na osobních počítačích, v poštovních klientech nebo na sdílených discích. Výsledkem je zdlouhavé vyhledávání dokumentů, nepřehlednost a někdy dokonce i jejich ztráta.