Digitalizace účetnictví s DMS (Document Management System) a ECM (Enterprise Content Management) systémy přináší mnoho výhod pro efektivitu a správu účetních procesů.

Žurnálování zaručuje, že stačí jedno časové razítko na větší počet dokumentů pro zafixování stavu dokumentu, zajišťující autenticitu, neměnnost a průkaznost. Jedno časové razítko na konci dne zahrne hromadně stovky a tisíce dokumentů najednou. Není nutné pořizovat časové razítko na každý dokument zvlášť.

Pro budoucí práci s digitalizovanými nebo digitálními dokumenty je vhodné naskenované dokumenty opatřit tzv. OCR textovou vrstvou. Je to však vlastnost, o jejíž existenci mnoho zákazníků neví. Z technického hlediska je naskenovaný PDF dokument pouze obrázek. K čemu slouží OCR vrstva a jaké jsou její výhody?

Vytěžování faktur je proces, při kterém jsou data z papírových nebo elektronických faktur automaticky extrahována a převedena do digitální podoby pomocí speciálního softwaru. Tento software často využívá technologie jako je OCR (optické rozpoznávání znaků) a umělou inteligenci k přesnému identifikování a zpracování klíčových informací, jako jsou částky, data, čísla faktur a údaje o dodavateli. Výsledkem je výrazné zrychlení a zefektivnění účetních a administrativních procesů, snížení chybovosti a uvolnění lidských zdrojů pro složitější úkoly.

Při digitalizaci firemních dokumentů stojí každá organizace před zásadní volbou: zvolit cloudové úložiště nebo raději vlastní serverovou infrastrukturu? Tato otázka je klíčová zejména z pohledu bezpečnosti, dostupnosti a kontroly nad daty. Obě varianty mají své výhody, ale z pohledu dlouhodobé stability a nezávislosti se stále více firem přiklání k provozu na vlastním hardwaru.

ICR (Intelligent Character Recognition) je systém využívaný při vytěžování dat, což je klíčová část digitalizace. Umožňuje z obrázku dokumentu získat text a dále s ním pracovat – například kopírovat či vyhledávat.

ICR je rozšířenou formou OCR. Zatímco OCR je navržen především pro dokumenty tištěné či psané na stroji, ICR je optimalizován pro ručně psané texty.

DMS/ECM ELO umožňuje nový způsob elektronického podepisování dokumentů. Uživatelé mohou využít webovou službu DocuSign pro elektronické podpisy smluv.

Personální oddělení je na dokumenty zpravidla velice náročné. Osobní složky zaměstnanců jsou plné dokumentů. Digitalizace personalistiky výrazně ulehčuje tuto agendu. Na příkladu HR archivu jedné společnosti si ukážeme, jaké výhody elektronizace přináší.

Automatizace podnikových procesů je klíčová pro zvýšení efektivity a produktivity firem. Systémy pro správu dokumentů (DMS) umožňují nejen efektivní organizaci a uchovávání dokumentů, ale také automatizaci rutinních procesů.

Způsoby využití DMS systémů pro automatizaci

Programátoři a vývojáři společnosti EXON dokončili aplikaci, která slouží jako nástroj pro vytváření výrobních norem. Aplikace vypočítává optimální čas na výrobu jednoho kusu výrobku a umožňuje variabilně pracovat se statistikami, vytvářet výrobní postupy a sestavy.