Ein Prozess, dessen Zweck ist, Daten aus Dokumenten zu gewinnen, ohne sie transkribieren zu müssen.

Die Datenerfassung ist derzeit sehr zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Die Extraktion kann in jedem Projekt genutzt werden, bei dem das Hauptziel darin besteht, die Kosten der manuellen Arbeit in Aufbereitung von Dokumenten jeglicher Art für eine weitere elektronische Verarbeitung zu reduzieren.


Vorteile der Extraktion

  • Reduzierung von Arbeitsaufwand bei Transkription von Daten, effizienter Einsatz von Mitarbeitern

    Hochqualifizierte Wirtschaftsprüfer oder andere Hochlohnbeschäftigte können vom Großteil der zeitaufwendigen Routinearbeit befreit werden, so dass sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Es wird viel Zeit der Buchhalterinnen, Sekretärinnen und Assistentinnen gespart.

  • Fehlerreduzierung und Steigerung der Datenqualität

    Eingabefehler der Mitarbeiter werden sofort im Zeitpunkt deren eventuellen Entstehung durch Überprüfungen und visuelle Warnungen verhindert.

  • Kosteneinsparungen durch Automatisierung

    Manuelle Verarbeitung und Transkription / Datenerfassung werden praktisch eliminiert. Im Endeffekt können viel mehr Dokumente mit geringerer menschlicher Kraft verarbeitet werden.


Arten der von Kunden benötigten Dokumente

  • Formale Dokumente (Fragebögen, vordefinierte Kundenanfragen, Steuererklärungen, Bankformulare, Zulassungsscheine, technische und technologische Formulare, Inspektionsprotokolle usw.)
  • Erhaltene Rechnungen
  • Bestellungen
  • Kassenbelege, Quittungen und andere Arten von Finanzbelegen

Mögliche Einsatzbereiche sind viel umfangreicher; außer anderen Arten von Dokumenten, die der Kunde bearbeiten muss (z.B. Verträge), handelt es sich auch um intelligente Bearbeitung von Posteingang für das gesamte Unternehmen oder um strukturierte Digitalisierung von bereits vorhandenen Dokumentenbeständen.


Möglichkeiten der Dokumentextraktion

  • Strukturierte Dokumente (Formblätter)

    Fest vorgegebene Struktur, in der die zu extrahierenden Daten durch ihre Position auf dem Dokument definiert werden. Dies sind zum Beispiel Formblätter, bei denen die Struktur immer fest vorgegeben ist.

  • Semistrukturierte Dokumente (Rechnungen, Bestellungen…)

    Dokumente, bei denen die Position der zu extrahierenden Daten nicht fest vorgegeben ist. Diese Dokumente haben eine allgemeine Struktur, die bei dem jeweiligen Dokumenttyp identisch oder sehr ähnlich ist. Dies sind zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen usw.

  • Unstrukturierte Dokumente (Freiform)

    Völlig freie Struktur. Diese besitzen fast keine gemeinsamen Merkmale. Dies ist die anspruchsvollste Aufgabe von allen zu extrahierenden Dokumentenarten.


Maßgeschneiderte Extraktion nach Kundenbedarf

  • Einschließlich der HW-bezogenen Lieferung (Server, Scanner oder Scananlagen) oder als Dienstleistung in Form von Outsourcing.
  • Die zu extrahierenden Objekte lassen sich bearbeiten oder hinzufügen / entfernen.
  • Anpassung an die Sprachanforderungen des Kunden

    Nicht nur in Bezug auf die Schnittstelle des Tools, sondern besonders in Bezug auf die Sprache. Somit ist es kein Problem, zum Beispiel tschechische, deutsche, englische sowie andere ausländische Rechnungen gleichzeitig zu extrahieren.

  • Diverse Ausgänge (exportierte Daten).

Die beste Lösung zum Speichern von Dokumenten ist die Nutzung eines speziellen Systems für die Aufbewahrung und Bearbeitung von Dokumenten – DMS (Document Management System).