Digitalizace dokumentů

V oblasti digitalizace se společnost EXON specializuje především na nabídku komplexních řešení formou outsourcingu.

Pro zákazníky, kteří trvají na skenování "vlastní silou" jsme připraveni ke konzultacím, analýzám a dodávkám optimálně zvolených zařízení a technologií.

  • Papírové předlohy – nálezové zprávy, smlouvy, faktury, objednávky, dodací listy
  • Vázané předlohy - knihy, zapečetěné listiny
  • Filmy - negativy, pozitivy, diapozitivy
  • Mikrofilmy - mikrofiše, mikrofilmy, mikroštítky
  • Velkoformátové předlohy – mapy, fotomapy, projekty
  • Historicky cenné dokumenty
  • Ostatní archiválie

Ve vztahu k digitalizaci by Vás mohla zajímat následující témata:


Postup digitalizace

Kompletní převedení papírových, filmových, knižních, mikrofilmových i dalších typů předloh do digitální pro nás představuje především:

Převzetí dokumentů

Ve stanovených termínech převezmeme dokumenty od zákazníka a přitom mu odevzdáme dokumenty již zpracované. O převzetí je vyhotoven předávací protokols popisem, typem a množstvím zpracovaných dokumentů. Dokumenty jsou přepraveny na místo zpracování.

Příprava dokumentů před skenováním

Spočívá v odstranění svorek, vyrovnání, podlepení a vyčištění předloh tak, aby proces digitalizace mohl probíhat v automatickém režimu.

Nasnímání dokumentů

Digitalizace probíhá v požadované kvalitě dle dohody se zákazníkem. Kvalita se řídí především hodnotou DPI (tzn. počet rozlišovaných bodů na palec čtvereční), barevností (černá/bílá, grayscale, barva) a dalšími faktory.

Indexace dokumentů

Je nutná pro správnou organizaci elektronických dokumentů. Každý dokument musí být označen popisem (číslo smlouvy, identifikátor zákazníka, datum přijetí, typ dokumentu...), tak aby mohl být správně uložen a vždy úspěšně vyhledán.

Kontrola kvality

Slouží k vyloučení chyb a nepřesností. Chyba při snímání archiválie se projeví v kvalitě jejího elektronického obrazu, chyba při indexaci v nemožnosti archiválii vyhledat. Soubor kontrolních procesů a organizačních opatření takové chyby vylučuje.

Uložení dokumentů na nosiče

Dokumenty jsou uloženy v předem domluveném, zákazníkem zvoleném formátu (nejčastěji TIF, PDF, JPG, BMP, JBG). Jako nosiče zpravidla používáme magneto-optické disky, DVD, CD, dle požadavku na bezpečnost a uložení záznamů.

Začlenění dokumentů do archivačního systému

Digitalizované dokumenty musí být vhodným způsobem organizovány, aby mohly být v případě potřeby rychle vyhledány a zároveň bezpečně uloženy, aby nedošlo k jejich zneužití nebo ztrátě. K tomu slouží elektronické archivační systémy. Námi naskenované dokumenty do takového systému buď automaticky nebo dávkově importujeme.

Předání médií s uloženými dokumenty

Elektronické obrazy dokumentů jsou odevzdány zákazníkovi. Fyzické originály dokumentů jsou dle přání zákazníka buď setříděné vráceny, nebo bezpečně skartovány či uloženy ve specializovaných archivech „za městem" - tam jsou zákazníkovi k dispozici na zavolání.

Prohlášení o ochraně osobních údajů

Služby skenování a digitalizace dokumentů provádíme na základě písemné smlouvy se zákazníkem. Smlouva obsahuje přesný popis předmětu digitalizace, termíny plnění, cenu a zejména také odpovědnost za prováděnou službu. Součástí dokumentace je protokol o převzetí dokumentů a podrobný protokol o samotném provedení digitalizace, zohledňující a popisující technický proces.

Naše společnost při zpracování dokumentů přísně respektuje všechny platné právní úpravy - zejména zákon o účetnictví, zákon o DPH, obchodní zákoník, zákon o správě daní a poplatků, zákon o ochraně osobních údajů, zákon o elektronickém podpisu či o archivnictví a spisové službě. Stejně tak dbáme na soulad našich služeb s direktivami EU.

Naším cílem je nabídnout klientovi naše zkušenosti v oblasti skenování a digitalizaci dokumentů a poskytnout mu oporu v procesu zefektivnění práce při jejich správě. Veškeré osoby, které se podílí na skenování a digitalizaci dokumentů, jsou vyškoleny dle zákona č. 101/2000 o ochraně osobních údajů a jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

Varianty spolupráce při digitalizaci

Nabízíme digitalizaci archiválií a dokumentů čtyřmi způsoby, případně jejich kombinací.

Analýza potřeb + nákup zařízení

Postup předpokládá nákup digitalizačních zařízení do majetku klienta (zákazníka). Zařízení budou dodána na základě analýzy potřeb kterou provedou naši vyškolení konzultanti. Personální zajištění procesu digitalizace zůstává na straně klienta (zákazníka).

Outsourcing/nákup

Skenovací pracoviště klienta (zákazníka) vybavíme v kapacitě, která umožní digitalizaci nových dokumentů (denních přírůstků). Skenování stávajícího archivu provedeme formou outsourcingu na naší vysokokapacitní digitalizační lince.

Pronájem

Skenování archiválií proběhne na pracovišti klienta (zákazníka) na našich zapůjčených zařízeních ve vzájemné kooperaci našich odborníků a odpovědných pracovníků klienta (zákazníka).

Outsourcing

Kompletní digitalizace bude řešena formou outsourcingu na našem pracovišti a to jak stávající archiválie tak i budoucí přírůstky archiválií.

Pro každého klienta (zákazníka) je nejvhodnější jiná varianta. Často je vhodné určité typy archiválií zpracovávat jinou formou než ostatní. Jsme připraveni společně pro Vás nalézt optimální variantu.

Partnerská spolupráce

Profesionální řešení často přinášejí zajímavé možnosti partnerské spolupráce. Přednosti takové spolupráce tkví nejen ve spojení pracovních a materiálních možností, ale především dávají možnost nabídnout levnější řešení.

Z těchto důvodů jsme my, profesionálové v oboru digitalizace, spojily své síly s výrobním družstvem invalidů STYL, přední firmou v oblasti zaměstnávání zdravotně postižených občanů ČR.

  • Spojení s námi Vám může přinést následující výhody:
  • nízkou cenu práce (dotovaná z prostředků EU)
  • zpracování dokumentů za použití nejmodernějších technologií a metodik (díky spolupráci s ČVUT)
  • pečlivý a odpovědný přístup k Vašim archiváliím
  • možnost uplatnění náhradního plnění
  • tým s mnohaletými zkušenostmi z digitalizace archivů Akademie věd,ministerstev, pojišťoven...