Workflow

Obecný pojem workflow je definován jako schéma řízení určitého procesu. V případě systému pro správu dokumentů ELO Digital jde o řízení toku dokumentu organizací.

Samotné workflow je definován několika parametry:

1. Úlohami, které plní ve firemním procesu. Tedy sled úkolů aktivit vykonávaných v rámci workflow pro dosažení obchodního/vnitrofiremního cíle.
2. Uživateli (nebo jejich skupinami), kteří vykonávají dané úkoly.
3. Vazbami mezi těmito uživateli.
4. Dokumenty nad kterými dané workflow běží.

Definici a implementaci workflow obvykle předchází procesní (business) analýza, která má za úkol zmapovat předchozí parametry, na jejich základě je pak workflow vytvořeno.

Workflows jsou integrální součástí DMS ELO a nabízejí silný nástroj pro práci s dokumenty. Hlavní výhody:

1. Možnost automatického startu workflow při vstupu dokumentu do archivu
2. Definice uživatelů nebo uživatelských skupin
3. Automatické řízení toku na základě metadat dokumentu
4. Zastupování jednotlivých uživatelů
5. Sledování aktuálního stavu dokumentu (stav zpracování požadavku)
6. Sledování celkového postupu procesu
7. Reportní nástroje
8. Automatická kontrola dodržování/překročení časové limitu pro vyřízení úkolu
9. Dostupnost v tlustém i tenkém klientu DMS ELO
10. Komplexní uživatelsky definovaná workflows / ad-hoc workflows

Z obchodního hlediska nabízí workflow výrazné zrychlení a zjednodušení firemních procesů. Dokumenty obíhají organizací pouze v elektronické podobě a jsou tedy okamžitě dostupné. Management a vedení společnosti zároveň dostává silný kontrolní mechanismus, díky kterému je schopen určovat slabá místa v procesu zpracování dokumentů a lépe dohlížet na práci zaměstnanců.