Spisová služba

Systém elektronické spisové služby (dále SSl) umožňuje vedení spisové služby v souladu s právními normami a směrnicemi vztahujícími se k spisové službě a archivaci písemností:

• Zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,
• Vyhláškou č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,
• Vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách,
• Zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu,
• Zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů,
• Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (Vyhláška Ministerstva vnitra č. 76/2009 Sb.),
• dalšími legislativními normami upravujícími danou oblast.

SSl zajišťuje oběh dokumentů od jejich vstupu, přes přidělení, vypracování odpovědi až například vypravení výpravnou (tzn. přijmout a dále odeslat ke zpracování elektronický i fyzický dokument na podatelně). SSl přiděluje jednací čísla, označení a evidenci jednotlivých dokumentů, storno evidovaných dokumentů a spisů (se zápisem do historie a evidencí v systému jako stornované) a možnost jejich navrácení do aktivního stavu, možnost samostatné evidence dokumentů (§ 8 Vyhlášky 191/2009 Sb.). SSl zajišťuje podací deník s možností tisku pro trvalé uložení (tisk údajů vedených v podacím deníku nebo v systému SSl).

SSl dále eviduje uložené el. nebo fyzické dokumenty nebo zapůjčené dokumenty.

SSl sleduje pohyb dokumentů v rámci organizační struktury (manipulace s dokumenty) jak časově, tak jmenovitě, zobrazení historie pohybu dokumentů (spisů) po organizaci, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, předávání do archivu a to včetně kontroly těchto činností. SSl automaticky sleduje lhůty pro vyřízení jednotlivých dokumentů, a to jak v případě jejich individuálního nastavení pracovníkem příp. vedoucím pracovníkem, tak automatizovaného nastavení podle požadavku objednatele.

SSl upozorňuje na dokumenty s blížícím se koncem lhůty uložení, kontroluje termín a stav vyřízení jednotlivých dokumentů či spisů v návaznosti na přístupová práva uživatelů, vyhledává dokumenty podle zadaných podmínek, kritérií, které lze mezi sebou různě kombinovat, umožňuje fulltextové vyhledávání.

SSl umožňuje nastavit přístupová práva uživatelů v návaznosti na organizační strukturu organizace,umožňuje případné kombinace uživatelů (pracovník podatelny je zároveň pracovníkem výpravny a spisovny a může být i referentem vyřizujícím daný dokument, apod.) v rámci jednotlivých organizačních jednotek, definuje zastupitelnosti při zachování jednoznačné identifikace uživatelů, umožňuje skartaci a archivaci dokumentů zvlášť za jednotlivá zařízení organizace (organizační jednotky).

Kontroluje výpravy zásilek u všech zařízení organizace (organizačních jednotek) datovou schránkou, prostřednictvím České pošty (obyčejně, doporučené, na dodejku, balík), kurýrem (doporučené, na dodejku), faxem atd.

SSl předává vyřízené dokumenty/spisy na spisovnu a archivuje jak v elektronické, tak i v papírové podobě, kontroluje hromadný import dokumentů v digitální podobě, přípravuje a provádí skartační řízení dokumentů a spisů uložených na spisovně, určené ke skartaci či archivaci, tiskne sestavy nutné pro skartační dohled, podporuje skenovací zařízení a softwaru pro skenování dokumentů , podporuje čárové kódy, propojení s datovou schránkou a elektronickou podatelnou.