Zdravotní pojišťovna Metal-Aliance


Implementovala Document Management System na platformě ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na Microsoft SQL databázi. Nyní má k dispozici systém, který jí pomáhá spravovat, archivovat, bezpečně uložit digitalizované dokumenty, a také zefektivňuje vnitřní komunikaci mezi pracovníky jednotlivých oddělení.

Situace

ZP Metal-Aliance je certifikovanou společností, která si vybudovala pozici stabilního a důvěryhodného partnera nejen mezi zdravotnickými zařízeními, ale zejména u svých pojištěnců. Rostoucí počet klientů Zdravotní pojišťovny METAL-ALIANCE postupně změnil práci s fyzickými dokumenty ve velmi složitý proces. Informace k jednotlivým klientům vznikaly nejednotně – kombinací manuálního záznamu na papír a ukládáním do dokumentů aplikací Microsoft Office, což vedlo ke zdlouhavé komunikaci a dostupnosti k těmto dokumentům. Dalším problémem byla archivace a bezpečné uložení digitalizovaných dokumentů.

Obchodní cíle

Cílem zavedení systému Document Management Systemu (dále DMS) bylo usnadnění práce s dokumenty:

  • převedení dokumentů do elektronické podoby
  • usnadnění práce, zejména při vyhledávání dokumentů
  • zajištění archivace dat
  • zefektivnění / zvýšení kvality při zpracovávání dokumentů
  • zajištění bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů zejména ochránění dat před ztrátou, poškozením a před vstupem neoprávněných osob
  • zajištění vzdáleného přístupu oprávněných uživatelů ze všech pracovišť Zdravotní pojišťovny METAL-ALIANCE i z řad smluvních partnerů do příslušné dokumentace
  • rychlé vyhledávání potřebných dokumentů

Řešení

Řešení pro implementaci DMS ,outsourcingovou službu vzdáleného elektronického archivu, bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů kompletně navrhla a realizovala firma EXON s.r.o.

Pro práci s elektronickými dokumenty byl následně implementován Document Management Systém na platformě ELOenterprise, německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na Microsoft SQL databázi.

Data jsou do ELO serveru předávána pomocí unikátního software pro import vyvinutý společností Exon (kolekce TIF souborů s XML souborem obsahujícím metadata). Uživatel k datům přistupuje pomocí klienta zabudovaného do www browseru v režimu ready-only. Celý systém elektronického archivu je postaven na platformě Microsoft Windows, konkrétně MS SQL 2005, MS Windows 2003 Server a je řízen Document Management Systemem ELO-Digital.

Harmonogram implementace

Délka implementace byla 6 měsíců včetně pilotního provozu.

Možnosti budoucího rozvoje

Po rozšíření používání systému lze přejít od outsourcované správy elektronického archivu pod správu vlastní.

Přínosy

  • implementací bylo dosaženo zefektivnění vnitřní komunikace mezi pracovníky jednotlivých oddělení
  • bylo vytvořeno jednotné úložiště pro dokumentaci, vč. nastavení přístupových práv
  • zvýšení znalostí v oblasti DMS – byli vyškoleni zaměstnanci pro používání systému
  • postupné zlepšení času, kvality a zpracování dokumentů
  • zdokonalení sdílení a sjednocení dokumentů