Mercedes-Benz Financial Services ČR


Implementoval document management system ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH. Významně tak zrychlil, zpřehlednil a zefektivnil práci s dokumenty a zároveň konsolidoval dokumenty a pracovní postupy pro MBFS ČR a MBFS Slovakia.

Situace

Společnost Mercedes-Benz Financial Services Česká republika (MBFS ČR) se zabývá financováním a pronájmem vozidel, především značek patřících do koncernu Daimler. Exkluzivně se zaměřuje na značky Mercedes-Benz, Smart, Mitsubishi Fuso, Chrysler, Jeep, Dodge a Setra. Mezi zákazníky MBFS se řadí především střední a malé firmy. Své služby však poskytuje také velkým a kapitálově silným tuzemským i zahraničním společnostem.

MBFS ČR pracuje vzhledem k oboru její činnosti s velkými objemy dokumentů. Zejména se jedná o obchodní a provozní dokumentaci. Tyto dokumenty zahrnují zejména faktury vydané, faktury přijaté, leasingové smlouvy a plno dalších typů účetních a provozních dokumentů. Tyto dokumenty přicházejí do společnosti jak z externích zdrojů, tak ve velké míře vznikají v účetních a leasingových systémech společnosti.

Pro další smysluplnou práci s takovým objemem dokumentů se jako jediné řešení ukázalo zavedení systému pro správu dokumentů.

Obchodní cíle

Hlavním cílem MBFS ČR bylo vytvořit silný customizovatelný systém pro správu dokumentů, který by splňoval následující požadavky:

  • Snadná správa a archivace dokumentů
  • Provázanost se systémy třetích stran pro vytěžování popisných dat dokumentů
  • Podpora práce s čárovými kódy
  • Konsolidace dokumentů a pracovních postupů pro MBFS ČR a MBFS Slovakia
  • Transparentní a rychlý přístup k systému z pobočky MBFS Slovakia
  • Silné nástroje pro řízení toku dokumentů
  • Fulltextové prohledávání dokumentů (včetně naskenovaných dokumentů)
  • Možnost přístupu k systému prostřednictvím webového prohlížeče
  • Archivace datových zpráv z datových schránek
  • Možnost heterogenního rozprostření systému na jednotlivé servery MBFS

Řešení

Na základě stanovených kritérií se společnost rozhodla pro řešení navrhnuté spol. EXON, a implementovala document management system ELOenterprise, německé společnosti ELO Digital Office GmbH.

Práce na implementaci požadavků zákazníka byly společností Exon s.r.o. zahájeny v prosinci roku 2009 důkladnou analýzou. Z této analýzy vzešel návrh řešení jednotlivých požadavků a harmonogram prací. Zvolený systém předávání a akceptace jednotlivých dokončených prací poskytl zákazníkovi jasný přehled o průběhu implementace a byl ze strany MBFS ČR po celou dobu velmi oceňován.

Pro provázání DMS ELO a systémů třetích stran (zejména leasingové a finanční systémy) byl zvolen nástroj UDS for ELO (Universal Data Source). Tento nástroj umožňuje bezpečný přístup k informacím uloženým v systémech jiných výrobců a poskytuje tak uživatelům možnost doplňování popisných údajů dokumentů (tzv. metadata) velmi snadnou formou. Eliminuje čas nutný na manuální zadávání těchto metadat a dále ve výsledku i možnost chyby (překlepu) při manuálním zadávání.

Pomocí UDS bylo zároveň realizováno rozpoznávání čárových kódů na vybraných dokumentech (jejichž strukturu a typ si navrhl zákazník) a dotažení metadata k dokumentu na základě tohoto čárového kódu. Toto řešení má naprosto minimální nároky na uživatele DMS ELO při zařazování nového dokumentu do archivu.

Uživatelé MBFS Slovakia přistupují skrze rozhraní tenkého webového klienta (aplikace pro webový prohlížeč), nebo tzv. tlustého klienta DMS ELO (desktopová aplikace), transparentně k archivu DMS ELO umístěnému fyzicky na centrále v Praze (toto je umožněno minimálním nárokům na datové přenosy skrze síť). Tento transparentní přístup ze slovenské pobočky tak řeší další z požadavků na konsolidaci dokumentů a pracovních postupů MBFS ČR a MBFS Slovakia.

Řízení toku dokumentů společností bylo realizováno pomocí workflows, což je dedikovaný a silný nástroj DMS ELO, který umožňuje řídit tok dokumentu, má schopnost hlídat nastavené termíny pro jednotlivé úkoly uživatelů a vykonávat automaticky přednastavené operace s dokumentem.

Požadavek na fulltextové prohledávání dokumentů byl vyřešen instalací modulu ELO Fulltext a OCR. Tento modul vytváří fulltextovou databázi obsahu dokumentů (včetně skenovaných dokumentů ve formátu obrázků, kde navíc nabízí vyhledávání a zvýraznění hledaných termínů přímo v daném skenu).

Přijímání datových zpráv z datových schránek (a následnou jejich archivaci), vytváření a odesílání datových zpráv přímo z prostředí DMS ELO řeší modul ELO ISDS konektor.

Díky skutečnosti, že DMS ELO je tvořeno sadou škálovatelných serverů, bylo velmi snadné splnit i poslední požadavek MBFS ČR a to na heterogenní rozprostření na jednotlivé virtuální servery.

Přínosy

Implementací systému DMS ELO, získala společnost Mercedes-Benz Financial Services ČR silný nástroj, který již v základu po instalaci splnil požadavek na snadnou práci s dokumenty a jejich následnou archivaci. Dále pak:

  • Provázáním s účetními a leasingovými systémy pomocí UDS bylo dosaženo rychlého a jednoduchého přístupu k potřebným datům z těchto aplikací.
  • Zavedením čárových kódů se zároveň minimalizovaly nároky na uživatele systému při vstupu nového dokumentu do DMS ELO.
  • Konsolidace archivu, worflows s pobočkou MBFS Slovakia a transparentním přístupem do systému z této pobočky bylo dosaženo výrazného zrychlení a zefektivnění práce s dokumenty, zejména pak jejich okamžitá dostupnost.

Všechny obchodní cíle společnosti MBFS ČR byly úspěšně splněny, a do budoucna připravujeme další rozšiřování funkčností DMS ELO.