Magistrát města Děčín
Implementoval Document Management System na platformě ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na databázi Oracle.
Nyní má k dispozici systém, který mu pomáhá spravovat, archivovat a bezpečně uložit digitalizované dokumenty, a také zefektivňuje vnitřní komunikaci mezi pracovníky jednotlivých oddělení a poboček. Nedílnou součástí je propojenína spisovou službu T-Mapy, kterou Magistrát používá a pro kterou je ELO úložištěm naskenovaných dokumentů.
Situace
Magistrát města Děčín používá systém ELO ve 4 hlavních oblastech:
- Propojení na spisovou službu T-Mapy, kde systém ELO slouží jako úložiště naskenovaných dokumentů, které přišly většinou v papírové podobě na podatelnu a byly přes spisovou službu T-Mapy zaregistrovány do systému. Rozpoznání dokumentu probíhá plně automaticky pomocí čárového kódu, včetně následného dotažení popisných dat (metadat) do košilky dokumentu.
- Vytvoření elektronického archivu pro jednotlivé odbory na Magistrátu, jako je například stavební odbor, který do ELO vkládá veškeré údaje o pozemcích a budovách, které spadá do pravomocí Magistrátu
- Do DMS ELO se postupně digitalizuje „papírový“ archiv Magistrátu, který obsahuje rozsáhlé množství dokumentů
- Příprava dokumentů pro zasedání Rady a Zastupitelstva. Dokumenty, které mají být projednány na dalším zasedání, jsou shromažďovány v ELO a pak přeneseny na CD-ROMy, které jsou rozdány jednotlivým radním a zastupitelům. Ti si mohou data prohlédnout přímo na CD pomocí volně šiřitelného prohlížeče, uloženého automaticky s exportovanou částí archivu, nebo je mohou naimportovat do aplikace ELO Office.
Obchodní cíle
Cílem zavedení systému Document Management Systemu (dále DMS) bylo :
- převedení dokumentů do elektronické podoby
- usnadnění práce, zejména při vyhledávání dokumentů a schvalovacím procesu
- zajištění archivace dat
- zefektivnění / zvýšení kvality při zpracovávání dokumentů
- zavedení spisové služby, povinné pro tento typ organizace ze zákona
- distribuovaný přístup k datům z různých poboček Magistrátu
- digitalizace „papírového“ archivu (úspora papíru, úspora prostotu v budovách Magistrátu)
- zajištění bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů zejména ochránění dat před ztrátou, poškozením a před vstupem neoprávněných osob
- zajištění vzdáleného přístupu oprávněných uživatelů ze všech poboček Magistrátu
- rychlé vyhledávání potřebných dokumentů
- doložitelnost veškerých procesů probíhajících nad dokumentem (kdo, kdy, co)
Řešení
Řešení pro implementaci DMS, bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů kompletně navrhla a realizovala firma EXON s.r.o.
Pro práci s elektronickými dokumenty byl následně implementován Document Management System na platformě ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na Oracle 10g databázi a OS Linux SUSE 2.6.5 – 7.244.
Data jsou do ELO vkládána z velké části podatelnou, dále pak jednotlivými uživateli na jednotlivých odborech. Uživatelé k datům přistupují pomocí klienta zabudovaného do www browseru nebo pomocí tzv. pevného klienta. Celý systém elektronického archivu je na serveru postaven na platformě Linux, databázi Oracle a je řízen Document Management Systemem ELO.
V budoucnu se počítá se zpřístupněním DMS ELO podřízeným obcím, vystavování vybraných dokumentů uložených v ELO na webu, propojení systému ELO se systémem GIS a dalšími externími systémy.
Přínosy
implementací bylo dosaženo:
- zefektivnění vnitřní komunikace mezi pracovníky jednotlivých oddělení
- vytvoření jednotné úložiště pro dokumentaci, vč. nastavení přístupových práv
- zvýšení znalostí v oblasti DMS – byli vyškoleni zaměstnanci pro používání systému
- zkrácení času, kvality a zpracování dokumentů
- sjednocení vzhledu dokumentů
- umožnění distribuovaného přístupu k dokumentům ze všech poboček Magistrátu
- umožnění doložitelnosti veškerých akcí probíhajících s nebo nad dokumenty
- propojení na spisovou služby
