GA Energo technik s.r.o.


implementoval Document Management System na platformě ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na Microsoft SQL databázi.Nyní má k dispozici systém, který mu pomáhá spravovat, archivovat a bezpečně uložit digitalizované dokumenty, a také zefektivňuje vnitřní komunikaci mezi pracovníky jednotlivých oddělení a poboček. Nedílnou součástí je elektronický proces schvalování dokumentů, který zrychluje a zprůhledňuje všechny procesy ve společnosti.

Situace

GA Energo technik s.r.o. je certifikovanou společností, která po celém území severočeského a západočeského kraje zabezpečuje pohotovostní službu na zařízeních distribuční sítě elektrické energie a drobné opravy těchto zařízení. V oblasti západočeského, severočeského a středočeského kraje zabezpečuje pohotovostní službu pro společnost ČEZ v úrovni vedení 110kV a v celé české republice pohotovost a havarijní službu pro páteřní sítě společnosti ČEPS v úrovni 220kV a 400kV. Zároveň s držením havarijní a pohotovostní služby zabezpečuje společnost GA Energo technik výstavbu, projektování a opravy veškerých energetických sítí, všech napěťových úrovní a věnuje hodně úsilí výstavbě solárních elektráren.

Společnost má pobočky na více místech v ČR a na Slovensku (Plzeň, Domažlice, Karlovy Vary, Ústí nad Labem, Česká Lípa, Děčín, Louny, Litoměřice, Teplice, Sobědruhy, Stupava (SK), Žilina (SK)).

Obchodní cíle

Cílem zavedení systému Document Management System (dále DMS) bylo usnadnění práce s dokumenty

  • možnost vkládat dokumenty vzniklé ve společnosti (MS Word, MS Excel,...)
  • převedení dokumentů do elektronické podoby
  • usnadnění práce, zejména při vyhledávání dokumentů a schvalovacím procesu
  • zajištění archivace dat
  • zefektivnění / zvýšení kvality při zpracovávání dokumentů
  • definování procesů (tzv. workflow (WF)) nad dokumenty, např. schvalování faktur, smluv atd.
  • distribuovaný přístup k datům z různých poboček společnosti
  • zajištění bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů zejména ochránění dat před ztrátou, poškozením a před vstupem neoprávněných osob
  • zajištění vzdáleného přístupu oprávněných uživatelů ze všech poboček
  • rychlé vyhledávání potřebných dokumentů
  • doložitelnost veškerých procesů probíhajících nad dokumentem (kdo, kdy, co)
  • možnost schvalování dokumentu napříč geograficky vzdálenými pobočkami

Řešení

Řešení pro implementaci DMS, bezpečného úložiště digitalizovaných dokumentů kompletně navrhla a realizovala firma EXON s.r.o.

Pro práci s elektronickými dokumenty byl následně implementován Document Management System na platformě ELOenterprise, německé společnosti ELO Digital Office GmbH provozovaný na Microsoft SQL databázi.

Data jsou do ELO vkládána z velké části podatelnou, která je centrální pro celou společnost GA Energo technik s.r.o., dále pak jednotlivými uživateli. Uživatelé k datům přistupují pomocí klienta zabudovaného do www browseru nebo pomocí tzv. pevného klienta. Celý systém elektronického archivu je postaven na platformě Microsoft Windows, konkrétně MS SQL 2005, MS Windows 2008 64-bit Server Standard a je řízen Document Management Systemem ELO-Digital.

Společnost GA Energo technik s.r.o. používá účetní program Helios Orange, který je propojen s DMS ELO pomocí nástroje UDS. Propojení se týká např. číselníků dotahovaných z Heliosu, ale také např. automatického zaúčtování faktury do Heliosu, která byla před tím schválená v ELO, propojení podacích archů a odeslané pošty atd.

Harmonogram implementace

Implementace proběhla v roce 2009. Délka implementace byla 12 měsíců včetně pilotního provozu. Systém je dále rozšiřován v souvislosti s dynamickým rozvojem společnosti, fúzemi společností apod.

Možnosti budoucího rozvoje

V budoucnu se počítá se zavedením používání čárových kódu, vytěžování metadat z dokumentů a s komplexnějším propojením systémů DMS ELO a Helios Orange.

Přínosy

Výrazná úspora času a nákladů souvisejících s několika fúzemi, kterými společnost GA Energo technik prošla. Systém DMS ELO, umožnil v kritické době fúze, velmi rychle asimilovat nové společnosti do procesů obvyklých v mateřské společnosti, značně se urychlil i samotný proces zapojení nových společností do výrobního procesu (možnost ihned vystavovat objednávky, smlouvy, schvalovat faktury atd.)

  • implementací bylo dosaženo zefektivnění vnitřní komunikace mezi pracovníky jednotlivých oddělení
  • bylo vytvořeno jednotné úložiště pro dokumentaci, vč. nastavení přístupových práv
  • zvýšení znalostí v oblasti DMS – byli vyškoleni zaměstnanci pro používání systému
  • postupné zlepšení času, kvality a zpracování dokumentů
  • zdokonalení sdílení a sjednocení dokumentů
  • umožnění distribuovaného přístupu k dokumentům ze všech poboček společnosti
  • umožnění doložitelnosti veškerých akcí probíhajících s nebo nad dokumenty
  • zprůhlednění procesů