Česká správa sociálního zabezpečení


ČSSZ implementovala Městské správě sociálního zabezpečení Brno Document Management System ELOenterprise německé společnosti ELO Digital Office GmbH, tento systém jí pomohl radikálně zrychlit práci s daňovými doklady pro pracoviště v Brně, Zlíně a Jihlavě.

Situace

Česká správa sociálního zabezpečení (dále ČSSZ) je největší finančně správní institucí státní správy České republiky. Jako orgán státní správy vykonává působnost v oblasti sociálního zabezpečení (důchodového pojištění a nemocenského pojištění) a lékařské posudkové služby. Při své činnosti každodenně vyřizuje obrovské množství daňových dokladů (faktur, objednávek, atd).

Městská správa sociálního zabezpečení Brno (MSSZ Brno) se před zahájením projektu potýkala s problémy při oběhu daňových dokladů skrze organizaci, okamžitém přehledu o stavu dokladů a s tím spojenými auditními mechanismy. Tyto problémy spočívaly zejména ve skutečnosti, že MSSZ Brno vyřizuje daňové doklady i pro správu sociálního zabezpečení Zlín a Jihlava. Tyto faktury bylo nutno fyzicky svážet z výše jmenovaných pracovišť a příslušní pracovníci na MSSZ Brno museli čekat, než je budou mít k dispozici.

MSSZ Brno rozhodla, že pro vyřešení stávajících problémů je nezbytné nasadit vhodný systém pro správu dokumentů, který vyhoví vysokým nárokům, kladeným na něj z povahy zpracovávaných dokumentů a ze statusu instituce státní správy.

Obchodní cíle

Nasazení Document Management Systemu mělo zajistit:

  • Okamžitou dostupnost dokladů na všech pracovištích, bez nutnosti jejich fyzického svozu
  • Zrychlení oběhu dokumentů organizací a tím i procesu jejich schvalování
  • Pro auditní účely přesně definovatelnou cestu dokumentu organizací
  • Kdykoli dostupnou, jasně dokladovatelnou evidenci úkonů a rozhodnutí, které byly s dokumentem prováděny (kde a kým)
  • Elektronickou archivaci dokumentů

Řešení

Kompletní návrh řešení a následnou implementaci DMS ELOenterprise, německé spol. ELO Digital Office GmbH., pro správu a oběh elektronických daňových dokladů (včetně nezbytného podpůrného SW a HW) pro MSSZ Brno realizovala společnost Exon s.r.o. Systém beze zbytku splnil náročné požadavky, které na něj byly zadavatelem kladeny.

Implementaci předcházela rozsáhlá procesní analýza, která určila přesné schéma toku jednotlivých typů dokumentů skrz organizaci a v každém bodě definovala možné typy úkonů s daným dokumentem, včetně odpovědnosti za provedení úkonu a stanovené doby k jeho provedení.

Na základě provedené analýzy bylo v DMS ELO vytvořeno workflow faktur (elektronický proces oběhu a schvalování daňových dokladů), které řídí oběh dokumentu skrz MSSZ Brno a okresní správy Zlína a Jihlavy, informuje příslušné pracovníky o stavu dokumentu a potřebných dalších úkonech, které je třeba provést. Zároveň pak hlídá správné a včasné provádění těchto úkonů.

Po dokončení oběhu daňového dokladu je vygenerován závěrečný auditní report, který je připojen k daňovému dokladu. Tento report jasnou a přehlednou formou ukazuje, kdy a kým byly požadované operace s dokumentem provedeny a mapuje tak celý „životní cyklus dokumentu“ od vložení do systému až po jeho finální zaúčtování a proplacení (případně zamítnutí).

Z technologického hlediska je celý systém na MSSZ Brno provozován na operačním systému Windows 2008 Server a databází MS SQL 2008 Server.

Přínosy

Implementace systému ELOenterprise přinesla MSSZ Brno:

  • Výraznou úsporu času i prostředků na práci daňovými doklady
  • Daňové doklady z okresních správ Zlín a Jihlava jsou nyní okamžitě dostupné na MSSZ Brno (odstranila se nutnost čekat na fyzický svoz těchto dokumentů)
  • Oběh dokladů v elektronické podobě eliminuje riziko ztráty nebo fyzického poškození dokladu a zároveň šetří čas pracovníků nutný na jeho přenášení mezi kancelářemi
  • Zpřehlednil se celý systém oběhu – pověření pracovníci nyní okamžitě vidí, u koho se daňový doklad aktuálně nachází a v jaké fázi je jeho zpracování
  • Průkazný reporting „životního cyklu“ dokumentu