ELO Digital Office
Elektronické schvalování objednávek
Digitalizace objednávek představuje správu a sledování všech objednávek po celou dobu jejich životnosti na jednom centrálním místě.
ELO Digital Office umožňuje efektivně řídit tvorbu žádanek, schvalování objednávek, jejich verzování i bezpečné uložení v centrálním archivu.
Díky automatizaci a přehlednému workflow získá organizace kontrolu nad celým procesem od vzniku požadavku až po finální archivaci dokumentu.
Obecné funkcionality správy objednávek
Automatizované pracovní postupy dodávají práci s objednávkami řád a pořádek. Workflow je využíváno pro schvalování žádostí o objednávky a jejich předání dál ve schvalovacím kolečku.
Každá objednávka má definovanou cestu schválení a systém zároveň zajišťuje, aby byly všechny kroky, verze i související komentáře přehledně dohledatelné.
Objednávky pod kontrolou
Od žádanky po schválení a archivaci
ELO propojuje tvorbu žádanek, spolupráci uživatelů, schvalování, elektronické podpisy i dlouhodobou archivaci do jednoho přehledného procesu.
„Každá objednávka má jasnou cestu, historii verzí i odpovědnost jednotlivých schvalovatelů.“
Workflow objednávek
Workflow definuje cestu, kterou se objednávka bude ubírat. Jednotliví uživatelé v rámci workflow mohou vytvářet nové verze, přidávat poznámky a předávat dokument dále ke schválení.
Systém zároveň zaručuje uložení všech verzí v průběhu spolupráce nad dokumentem. Vždy je možné se k jakékoliv verzi objednávky vyjádřit, například formou poznámek, komentářů ve feedu nebo doplněním dalších informací.
- Automatizované schvalovací workflow
- Jasně definovaná cesta objednávky
- Tvorba a evidence nových verzí
- Poznámky, komentáře a feed komunikace
- Předávání mezi schvalovateli bez chaosu
- Kompletní historie spolupráce nad dokumentem
Tvorba žádanek, schvalování, podpisy a archivace v jednom systému.
Elektronické podpisy a kontrola dokumentů
ELO ECM lze propojit například s webovou aplikací DocuSign. Přesměrování do webové aplikace probíhá pouhým kliknutím, takže podepisování dokumentů je pro uživatele rychlé a pohodlné.
Na pozadí může probíhat automatická kontrola příchozích dokumentů, které by měly být opatřeny platným elektronickým podpisem. Tím se posiluje důvěryhodnost i právní jistota celého procesu.
- Napojení na elektronické podepisování dokumentů
- Propojení například s aplikací DocuSign
- Jednoduché přesměrování do podpisové aplikace
- Kontrola platnosti elektronických podpisů
- Vyšší důvěryhodnost dokumentů
- Podpora souladu s požadavky eIDAS
Bezpečná archivace objednávek
Všechny objednávky jsou bezpečně uloženy v jednom centrálním archivu. Ve strukturovaném stromovém archivu jsou dokumenty přehledně organizované a snadno dohledatelné.
Dokumenty jsou přístupné pouze těm uživatelům, kteří k nim mají přidělená oprávnění, což zajišťuje bezpečnost i kontrolu nad citlivými informacemi.
Tvorba žádanek
Zaměstnanci mohou snadno vytvářet žádanky a předávat je do schvalovacího procesu podle nastavených pravidel.
Jasný začátek procesu a jednotná evidence požadavků.
Evidence verzí
Každá změna objednávky je uložena, takže je vždy možné dohledat předchozí verze i vývoj dokumentu v čase.
Plná dohledatelnost změn a spolupráce nad dokumentem.
Spolupráce a komentáře
Uživatelé mohou k objednávkám přidávat poznámky, komentáře a další doplnění, což usnadňuje komunikaci mezi schvalovateli.
Méně e-mailů, více přehledu v jednom prostředí.
Řízený přístup
Přístup k dokumentům lze řídit podle rolí a oprávnění, takže citlivé informace zůstávají dostupné jen oprávněným osobám.
Vyšší bezpečnost a lepší kontrola nad dokumentací.
Klíčové přínosy elektronické správy objednávek
ELO přináší do práce s objednávkami přehlednost, dohledatelnost a standardizovaný postup. Každý dokument má své místo, historii i jasně definovaný proces schválení.
Organizace tak získává lepší kontrolu nad schvalováním, menší provozní chaos a bezpečné prostředí pro dlouhodobou správu dokumentů.
Co získají uživatelé
Rychlejší práci s objednávkami, snadnější spolupráci, přístup ke správným verzím dokumentů a menší množství nejasností během schvalování.
Jednodušší procesy, jasná komunikace a méně administrativy.
Co získá management
Vyšší kontrolu nad procesem schvalování, kompletní přehled o stavu objednávek, historii změn a jistotu bezpečné archivace.
Lepší dohled, vyšší transparentnost a profesionální správa dokumentů.
Proč řešit objednávky v ELO
- Elektronické schvalování objednávek a žádanek
- Automatizované workflow a předávání mezi schvalovateli
- Ukládání všech verzí dokumentů během spolupráce
- Poznámky, komentáře a komunikace v rámci dokumentu
- Napojení na elektronické podpisy
- Kontrola podepsaných dokumentů
- Bezpečný centrální archiv objednávek
- Řízený přístup podle oprávnění uživatelů
Chcete digitalizovat schvalování objednávek?
Pomůžeme vám nastavit elektronickou správu objednávek, tvorbu žádanek i schvalovací workflow tak, aby odpovídaly vašim interním pravidlům a firemním procesům.
Připravíme řešení, které propojí evidenci, schvalování, podpisy i archivaci do jednoho funkčního celku.
ELO Digital Office – přehledná a bezpečná správa objednávek v každé fázi jejich životního cyklu.
Jedno místo pro tvorbu, schválení i archivaci objednávek
ELO zajišťuje, aby objednávky byly centrálně evidované, správně verzované, bezpečně schvalované a dlouhodobě archivované.
Výsledkem je vyšší pořádek v dokumentaci, lepší dohledatelnost a spolehlivý základ pro další digitalizaci firemních procesů.
