ELO Digital Office
Elektronické schvalování přijatých faktur
Elektronická správa faktur patří mezi nejčastěji požadované agendy implementované v rámci DMS ELO.
Digitalizace faktur představuje efektivní správu, evidenci a archivaci faktur včetně možnosti vytěžování dat pomocí OCR.
Digitalizace faktur je symbolem produktivity v rámci DMS/ECM řešení. Přináší řadu zajímavých technologických funkcionalit a podporuje interní provozní procesy tak, aby všechny dokumenty byly centrálně spravovány a okamžitě dostupné uživatelům.
DMS ELO odstraňuje časové prodlevy, které se při schvalování faktur běžně vyskytují. ELO zlepšuje efektivitu dodavatelského řetězce a v konečném důsledku pomáhá rozvíjet lepší vztahy se zákazníky.
Obecné funkcionality správy přijatých faktur
Automatizované pracovní postupy přinášejí do práce s fakturami řád a přehlednost. Workflow se běžně využívá pro schvalování faktur a jejich předání ve schvalovacím kolečku.
Každá faktura má přesně definovanou cestu – komu a kdy se dostane ke schválení podle částky, oddělení nebo dodavatele. Vše je plně automatizované dle požadavků zákazníka.
Workflow faktur v praxi
Každá faktura má jasně definovanou cestu schválení
Systém automaticky řídí předávání faktur mezi schvalovateli, sleduje stav zpracování a zajišťuje, aby nic nezůstalo bez reakce nebo mimo kontrolu.
„Faktury bez prodlev, bez ručního přepisování a s plnou kontrolou nad každým krokem.“
Workflow a vytěžování dat z faktur
Součástí řešení je vytěžovací aplikace, která automaticky vyčítá data z faktur, takže účetní nemusí nic ručně přepisovat – pouze kontrolují správnost.
Případné nesrovnalosti systém automaticky upozorní a tím významně snižuje chybovost i administrativní zátěž.
- Automatické vytěžování údajů z faktur pomocí OCR
- Omezení ručního přepisování dat
- Automatické upozornění na nesrovnalosti
- Nižší chybovost při zpracování
- Rychlejší schvalovací proces
- Vyšší efektivita účetního oddělení
Centralizovaná evidence, schvalování, OCR a archivace.
Přehlednost a okamžitá dostupnost informací
Systém nabízí filtry, přehledné evidence, komentáře, náhledy, stav schválení, napojení na související dokumenty, jako jsou objednávky nebo přílohy, a upozornění na důležité milníky – například datum splatnosti.
Rychlé vyhledávání vám kdykoliv poskytne okamžitý přehled o všech fakturách.
- Přehledné evidence a filtry
- Stav schválení na jednom místě
- Náhledy dokumentů a komentáře
- Napojení na objednávky a přílohy
- Upozornění na datum splatnosti
- Rychlé a přesné vyhledávání faktur
Napojení na ERP a účetní systémy
DMS ELO je plně integrovatelný s ERP systémy třetích stran, účetními programy i veřejnými databázemi jako jsou datové schránky, ARES nebo registr plátců DPH.
Faktury a jejich data tak plynule přechází mezi systémy a zajišťují návaznost procesů bez ručního přepisování.
Životní cyklus dokumentu
Díky integrovanému workflow faktura automaticky prochází přes všechny určené schvalovatele.
Notifikace o nových úkolech přímo v ELO nebo e-mailem.
Samoučící se OCR
Používáme samoučící se aplikaci pro vytěžování dat, která snižuje potřebu ruční kontroly a eliminuje duplicity.
Možnost napojení na vlastní číselníky dodavatelů nebo ERP údaje.
Reporty o fakturacích
Získáte přehledné reporty a grafy podle oddělení, dodavatelů, středisek, částek nebo stavu zpracování.
Okamžitý přehled o schválených, zamítnutých i čekajících fakturách.
Neomezené možnosti rozšíření
Řešení lze plně přizpůsobit na míru – od automatického stahování faktur z e-mailů, přes elektronický podpis, až po přenos do knihy došlých dokladů nebo dlouhodobou archivaci.
Flexibilní rozvoj podle potřeb vaší firmy.
Klíčové benefity elektronické správy faktur
ELO kombinuje workflow, OCR, přehledné evidence, integrace a archivaci do jednoho systému, který podporuje každodenní provoz i strategické řízení dokumentů.
Výsledkem je rychlejší zpracování, vyšší transparentnost a menší administrativní zatížení.
Co získá účetní a provoz
Méně ruční práce, méně přepisování, méně chyb a výrazně lepší přehled o stavu všech přijatých faktur.
Automatizace procesů šetří čas a urychluje práci napříč odděleními.
Co získá management
Kontrolu nad schvalovacím procesem, rychlé reporty, dohledatelnost všech kroků a lepší řízení finančních toků i odpovědností.
Lepší přehled, rychlejší rozhodování a vyšší transparentnost.
Proč řešit přijaté faktury v ELO
- Elektronické schvalování faktur bez časových prodlev
- Automatické OCR vytěžování dat
- Jasně definované workflow dle částky, oddělení nebo dodavatele
- Rychlé vyhledávání a přehled o stavu faktur
- Napojení na ERP, účetní systémy a veřejné registry
- Automatické notifikace a upozornění
- Přehledné reporty a grafy pro řízení fakturace
- Možnost dalšího rozšíření a přizpůsobení na míru
Chcete zrychlit schvalování přijatých faktur?
Pomůžeme vám nastavit elektronickou správu faktur v ELO tak, aby odpovídala vašim procesům, schvalovacím pravidlům i napojení na stávající systémy.
Připravíme řešení na míru od vytěžování dat přes workflow až po elektronickou archivaci.
ELO Digital Office – chytrá správa přijatých faktur bez zbytečné administrativy.
Jedna platforma pro zpracování, schválení i archivaci faktur
ELO zajišťuje, aby faktury byly centrálně spravované, rychle dohledatelné, správně schválené a bezpečně archivované.
Díky tomu získáte vyšší produktivitu, lepší kontrolu nad procesy a stabilní základ pro další digitalizaci firemní administrativy.
