ELO Digital Office
Elektronická správa firemní korespondence
Spravujte příchozí i odchozí firemní korespondenci efektivně díky systému pro správu dokumentů od společnosti EXON.
Využívejte řešení, které centralizuje korespondenci, automatizuje klíčové procesy a distribuuje zprávy přesně k příjemcům.
Firemní korespondence zahrnuje zprávy v elektronické i fyzické podobě: došlá pošta, e-maily nebo datové zprávy z ISDS. Veškerá korespondence je automaticky stahována, centrálně řízena, schvalována a archivována v elektronickém archivu.
Systém ELO přináší pořádek a přehled v přijaté korespondenci. Protože právě korespondence bývá vstupním bodem pro vznik firemních dokumentů, je klíčové provést správnou klasifikaci a zařazení hned na začátku.
Výhody digitální korespondence v prostředí DMS/ECM
Digitalizovaná korespondence v prostředí ECM ELO nabízí pokročilé funkcionality, které zajišťují bezchybné zpracování a úplnou kontrolu nad dokumenty.
Díky centrálnímu řízení nedochází ke ztrátám ani opomenutím při distribuci – veškeré zprávy jsou bezpečně uloženy na jednom místě.
Korespondence pod kontrolou
Od přijetí zprávy až po archivaci
ELO sjednocuje práci s došlou poštou, e-maily i datovými zprávami do jednoho přehledného procesu, který zajišťuje správné zařazení, distribuci i dlouhodobé uchování dokumentů.
„Korespondence je často začátkem důležitého firemního procesu. Proto musí být od prvního okamžiku správně zařazená, dostupná a pod kontrolou.“
Došlá pošta, e-maily i datové schránky v jednom systému
Firemní korespondence zahrnuje různé typy zpráv a dokumentů. ELO umožňuje jejich sjednocenou správu tak, aby byly všechny komunikační kanály centralizované a přehledně evidované.
Datové zprávy jsou automaticky stahovány a archivovány, což je důležité zejména ve srovnání s ISDS, kde jsou uchovávány pouze 90 dní.
- Centrální správa došlé i odchozí korespondence
- Evidence e-mailových zpráv i datových zpráv z ISDS
- Automatické stahování a archivace dokumentů
- Bezpečné uložení na jednom místě
- Eliminace ztrát a opomenutí při distribuci
- Okamžitá dohledatelnost dokumentů
Došlá pošta, datové schránky, e-maily a archivace v jednom systému.
Automatizace, klasifikace a distribuce zpráv
Klíčovým krokem při zpracování korespondence je správná klasifikace a zařazení dokumentů hned na začátku. ELO pomáhá automatizovat třídění a distribuci zpráv tak, aby se dostaly ke správným uživatelům ve správný čas.
Díky tomu lze výrazně snížit administrativní zátěž a zvýšit jistotu, že žádná důležitá komunikace nezůstane bez reakce.
- Automatické třídění do určených složek a podsložek
- Rychlá distribuce zpráv správným uživatelům
- Schvalovací procesy nad dokumenty
- Notifikace o nových úkolech a zprávách
- Jednotná evidence a klasifikace dokumentů
- Vyšší přehled nad celým tokem korespondence
Bezpečnost a řízený přístup
ELO umožňuje nastavení přístupových práv dle uživatelských rolí, takže jednotlivé dokumenty a zprávy vidí pouze oprávněné osoby.
Veškerá aktivita nad dokumenty je sledována – je tedy možné dohledat, kdo, kdy a co zobrazil nebo upravil. To posiluje bezpečnost, odpovědnost i transparentnost práce s firemní korespondencí.
Centrální archiv korespondence
Všechny zprávy a související dokumenty jsou bezpečně uloženy v elektronickém archivu a kdykoliv dostupné oprávněným uživatelům.
Jedno místo pro dlouhodobé uchování i rychlé dohledání.
Schvalování a úkoly
Korespondenci lze zařadit do schvalovacích procesů a automaticky rozesílat notifikace odpovědným pracovníkům.
Přesně definované kroky a méně provozních prodlev.
Sledování aktivity
Systém zaznamenává veškerou aktivitu nad dokumenty, takže je vždy možné dohledat práci s konkrétní zprávou nebo přílohou.
Vyšší transparentnost a lepší kontrola nad dokumenty.
Řízená distribuce
Zprávy jsou automaticky distribuovány ke správným příjemcům podle nastavených pravidel, rolí a typu dokumentu.
Méně chyb při předávání a rychlejší zpracování.
Klíčové přínosy elektronické správy korespondence
ELO přináší do firemní korespondence pořádek, bezpečnost a dohledatelnost. Umožňuje centralizovat různé typy komunikace do jednoho systému a nastavit nad nimi jasná pravidla zpracování.
Organizace tak získává větší jistotu, že důležité dokumenty nezapadnou, budou správně zařazené a vždy dostupné oprávněným osobám.
Co získají uživatelé
Rychlejší orientaci v došlé poště, okamžitý přístup ke správným dokumentům, méně ruční administrativy a jednodušší práci s e-maily i datovými zprávami.
Vyšší přehled, rychlejší reakce a menší riziko opomenutí.
Co získá management
Lepší kontrolu nad tokem firemní komunikace, dohledatelnost aktivit, bezpečné archivování a efektivnější řízení procesů navázaných na příchozí i odchozí korespondenci.
Vyšší transparentnost, bezpečnost a spolehlivost v práci s dokumenty.
Proč řešit firemní korespondenci v ELO
- Centralizace došlé pošty, e-mailů i datových zpráv
- Automatické stahování a archivace dokumentů
- Správná klasifikace a zařazení hned na začátku
- Nastavení přístupových práv dle rolí
- Schvalovací procesy a notifikace o úkolech
- Rychlá distribuce zpráv ke správným uživatelům
- Automatické třídění do složek a podsložek
- Sledování veškeré aktivity nad dokumenty
Chcete mít firemní korespondenci skutečně pod kontrolou?
Pomůžeme vám nastavit elektronickou správu došlé pošty, e-mailů i datových zpráv tak, aby odpovídala vašim procesům, bezpečnostním požadavkům i způsobu distribuce dokumentů.
Připravíme řešení, které propojí centralizaci, automatizaci, schvalování i archivaci do jednoho funkčního celku.
ELO Digital Office – přehledná a bezpečná správa firemní korespondence od prvního přijetí až po archiv.
Jedno místo pro příjem, zpracování i archivaci korespondence
ELO zajišťuje, aby firemní korespondence byla správně zařazená, bezpečně uložená, rychle distribuovaná a kdykoliv dohledatelná.
Výsledkem je vyšší pořádek v dokumentech, menší provozní riziko a pevný základ pro další digitalizaci firemních procesů.
