Pokud je přijaté korespondence opravdu hodně, navíc pokud většina komunikace probíhá přes datové schránky, je často komplikované nastavit všechny procesy tak, aby byla korespondence vyřízena včas a bezchybně. Provident problematiku správy a archivace dat zpráv datové schránky vyřešil v prostředí technologie ELO. Řešení obsahuje agendu datových zpráv pro celkem 20 uživatelů, včetně wokflow pro zautomatizování celého procesu. K zamezení nežádoucích prodlev jsou využity customizované eskalace. Součástí je také elektronická skartace dokumentů. Projekt souvisí s problematikou správy firemní korespondence. Více informací na webu včetně ukázky uživatelského prostředí.
Správa, management, řízení a schvalování datových schránek
Vzhledem ke svému oboru působnosti společnost Provident denně vyřizuje velké množství korespondence. Nemalá část komunikace probíhá přes datové schránky (ISDS). Protože s korespondencí pracuje velké množství zaměstnanců, včetně brigádníků v určitých obdobích, bylo poměrně komplikované nastavit procesy tak, aby byla veškerá korespondence včas a dobře vyřízena. Dále pak bylo složité sjednotit metodické postupy zpracování korespondence pro všechny pracovníky, kteří se korespondencí zabývají. Více o projektu v případové studii.
Systém správy dokumentů ELO
pro 20 uživatelů včetně workflow
Dodané agendy
Doplněné o
eskalace na míru a elektronickou skartaci
Evidence datových zpráv zcela pod kontrolou
Docházelo k případům ztráty datových zpráv a jejich následného nevyřízení. Pro Provident jsme připravili takové prostředí, ve kterém díky schvalovacím procesům (tzv. workflow) ke ztrátám dojít nemůže.
Jakub Volčík
IT konzultant společnosti EXON
Případová studie ke stažení
-
Dovednosti:
- Obsahuje případovou studii