DMS na poli informačních podnikových systémů

V dnešní době je centrální sdílení elektronických informací mezi skupinami nebo jednotlivci již běžná záležitost. Sdílet, řídit, archivovat a mít přehled co se děje s daným dokumentem/informací. V první vlně vytváření podnikových informačních systémů byl důraz na data a dokumenty často opomíjen. Dnes s rozvojem IT a tlakem na efektivitu hledají podniky skrytý potenciál ke zvýšení produktivity své práce, který je ukryt velkou mírou právě ve způsobu správy firemních dokumentů a mnohem více si to uvědomují a začínají řešit.

Na DMS/ECM je krásný právě fakt, že firmy a organizace spravují dokumenty napříč všemi systémy. Klasickým úkolem, který v DMS/ECM řešíme, je životní cyklus dodavatelských faktur, objednávek a smluv. Tyto typy dokumentů mají všechny firmy a organizace. Ale řešení není nikdy omezeno jen na tyto základní pilíře firemní dokumentace. Může se jednat např. o dodací listy, personalistiku, cestovní příkazy, správu vozového parku, evidenci dokumentů souvisejících s projekty či zakázkami apod.

Benefity DMS systémů

Plná síla DMS/ECM systémů pro práci s elektronickým dokumentem (nebo záznamem) je v řízení dokumentu, správě jeho obsahu a obsahu metadat dokumentu, definování workflow pro daný typ dokumentu a v neposlední řadě schopnost řídit jeho životní cyklus.

DMS/ECM dokáží respektovat rozdílné procesy jednotlivých podniků, a to díky tomu, že jsou univerzálním nástrojem pro splnění takových nároků firmy na správu dokumentu/záznamu. DMS/ECM není aplikací s pevně nastavenými funkcemi a workflow. Dokáže tak snadno reagovat na nové požadavky zákazníka např. při změně organizační struktury, a tím i požadavku na změnu workflow. V neposlední řadě umí reagovat na změnu v právech pro přístup k dokumentu a jak s nimi může nakládat.

Digitalizace postupně nahrazuje zpracování papírových dokumentů

Dnešní doba je rychlá a žádá si schopnost prakticky okamžitě reagovat na požadavky okolí. DMS umožňuje pracovat s dokumenty na dálku, kdykoliv a odkudkoliv a mít absolutní přehled nad chodem své dokumentace. Firmy si to uvědomují a papírovou dokumentaci postupně více omezují. Z oblasti legislativy je v tuzemsku jedním z „omezení“ např. e-faktura (realizace, podání, příjem a následné zpracování úplného elektronického podání i elektronických faktur ..).

 

Nejčastější impulsy k investici do DMS

Impulsy bývají různé. Jedním z hlavních podnětů bývá otázka, jaký skutečný přehled má podnik o svých existujících firemních dokumentech. Některé dokumenty jsou sdílené na disku firemního serveru, některé mají uživatelé na disku svého počítače a další např. ukládá agendová aplikace firmy. Někdy se stane, že velké množství dokumentů v různých verzích je uloženo na všech těchto možných úložištích a obtížně se dohledává, která verze dokumentu je ta finální a správná, a kdo a jaké změny provedl.

Jednoznačně hlavním motivem pro pořízení DMS/ECM je snaha o jednoduché, transparentní a bezpečné centrální řízení firemních dokumentů a dat. Dalším impulsem je přenesení (buď jen z části nebo zcela) workflow nad těmito dokumenty / daty z agendových systémů, které mají zpravidla pevně naprogramované workflow, do prostředí DMS/ECM. DMS/ECM dokáže jasně a jednoduše nastavit požadované workflow a nabídne přehlednou informaci o jeho stavu, aby se daný dokument (faktura, smlouva) dostal včas do správných rukou. Velmi častým impulsem zákazníků je velké množství přijaté fakturace, a tedy snaha o její efektivní zpracování, které zahrnuje systémy pro vytěžování dat.

Vybírejte svého DMS partnera pečlivě. Projděte si nejlepší DMS / ECM systémy na správu dokumentů na trhu, vám podobné reference a počet implementací

Implementace je zajímavá už jen z toho pohledu, že řešení společnosti EXON na platformě ELO umožňuje širokou škálu zákaznických úprav a customizace, které pro naše zákazníky rádi připravujeme na míru. Výhodou je jeho modulárnost, kdy systém roste s potřebami firmy. Není nutné implementovat celé řešení najednou. Co se týká úskalí výběru DMS/ECM systému, doporučujeme se zaměřit na několik aspektů. Je nezbytné, aby systém splňoval legislativní požadavky, a i do budoucna umožňoval úpravy v tomto smyslu. Z poslední doby vzpomeňme např. nařízení EU eIDAS a GDPR. Dále doporučujeme vybírat takové DMS/ECM systémy, které mají širokou partnerskou základnu. Aby se nejednalo o tzv. „garážový“ software, kde reálně hrozí, že je sice levný, ale jeho podpora může po krátké době skončit.

Důležitá je také servisni smlouva, která zaručuje bezproblémový chod systému a podporuje jeho postupné rozvíjení. V poslední době klientům připravujeme řešení na bázi webových aplikací a přizpůsobujeme jej přímo do barev dané společnosti. Uživatelé využívají pouze funkcionality, které aktuálně potřebují.