Kouzlo DMS a elektronického archivu ve vyhledávání

"Často se setkáváme se situací, že firmy ukládají svá data různě po složkách osobních počítačů, poštovních klientech a sdílených discích. Následkem jsou zdlouhavá hledání dokumentů a nepřehlednost nebo dokonce ztráty. Stává se, že nikdo neví, která verze dokumentu je ta aktuální, jaké změny se naposledy provedly, kdy a kým. Při vytváření smlouvy se může vytvořit mnoho různých verzí toho samého dokumentu, dokud není smlouva finálně vytvořena. Zároveň ne vždy se dbá na zabezpečení dat a pravidelné zálohování.

 

"Elektronická archivace přináší základní benefity ve formě přehlednosti, zabezpečení, přístupu a spolupráce. Elektronické archivy společnosti EXON jsou digitální, dlouhodobé a důvěryhodné (tzv. 3D archiv). Zaručující přístup, čitelnost, neměnnost a garanci, že dokument je po celou dobu archivace v původní originální podobě (elektronický podpis či časová razítka).

Okamžitá dostupnost informací

Elektronický archiv (resp. systém správy dokumentů - document management system) není pouze o bezpečném ukládání dokumentů. Skrytou výhodou je komfortní vyhledávač. Přístup k dokumentům v elektronickém archivu je neomezený. Navíc s možností využití mobilních zařízení. Možné je přistupovat i z jiných aplikací, včetně ERP systémů, CRM či emailových programů.

 

Neomezené možnosti vyhledávání dokumentů v archivu :)

 

Každému vyhovuje něco jiného. Existuje několik možností vyhledávání dat. Vysvětlíme si 3 základní.

 
 

► Ucelená struktura dokumentů

Vytvoření vlastní přehledné struktury. Své složky si uspořádejte tak, abyste se v nich sami vyznali. Nový elektronický archiv je ideální možností stanovit si předem danou pevnou specifickou strukturu, kterou budou všichni dodržovat.

 

Pro příklad: firma eviduje dokumenty k jednotlivým obchodním případům. Při vytvoření nové složky obchodního případu (zákazníka) se automaticky vytvoří další podsložky, jako např. informace k obchodnímu případu, poptávka, interní kalkulace, komunikace se zákazníkem, nabídka či výsledek jednání. To zajistí, že dokumenty budou vkládány přesně tam, kde mají opravdu být.

 

Dalším příkladem jsou dokumenty oblasti personalistiky, které jsou na dokumentaci velmi náročné. Podsložek u každého zaměstnance může být klidně i 20 (pracovní smlouvy, výplatní pásky, docházka, pracovní cesty, žádosti o dovolenou, certifikáty aj.). Tím je zajištěna jednotná struktura pro absolutní přehlednost.

 

► Vyhledávání dle metadat

Vyhledávání dle metadat je velmi přesné a specifické. Hledání faktury, smlouvy nebo čísla nabídky v celém archivu přináší rychlé a spolehlivé výsledky. Metadata faktury představují např. název zákazníka, název projektu či číslo smlouvy. Častá vyhledávání si můžete uložit do tzv. „oblíbených“ a zpětně se k nim vracet.

 

► Fulltextové vyhledávání

Každý asi známe vyhledávání na Google. Podobně to funguje i v DMS archivu, včetně funkce „našeptávače.“ Automaticky navrhuje výrazy hledání na základě výrazů obsažených v dokumentech. Zároveň vytváří automatické opravy (uživatel zadá „podmínyk“ místo „podmínky“ a dostane upozornění: „Mysleli jste podmínky?“), nabízí návrhy hledaných výrazů, návrhy synonym či hledání na základě vlastních filtrů (třeba v rozmezí od – do, kdo vytvářel dokument), které si může při častém vyhledávání uložit.

 

Tyto tři základní možnosti vyhledávání lze doplnit o vlastní uživatelský přístup. Každý má na úvodní stránce k dispozici tzv. dlaždice, řekněme svůj vlastní pohled, které si může nastavit podle sebe. Fungují jako rychlý odkaz do adresáře. Vyberte si svoje dokumenty, které nejčastěji používáte. Doplňte o oblíbené barvy či ikony.

 

Pokračujte přesně tam, kde jste včera skončili :)

Kromě vyhledávání je skvělé najít dokumenty, na kterých jsem naposledy pracoval. Stalo se vám někdy, že jste pospíchali z práce a druhý den jste vzpomínali, na čem jste před tím vlastně pracovali? K dispozici máte seznam naposledy otevřených dokumentů, což značně ulehčuje práci.

Z hlediska bezpečnosti nabízí DMS přístupy pro jednotlivé uživatele. Nestane se tak, že se uživatel dostane k dokumentu, ke kterému nesmí mít přístup. Ale to je již jiné téma :).